Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla gastronomii w POSbistro
Rok 2026 to czas, gdy obowiązek korzystania z KSeF zacznie stopniowo obejmować zdecydowaną większość przedsiębiorców w Polsce – w tym właścicieli restauracji, barów, kawiarnii i sieci gastronomicznych. W POSbistro aktywnie przygotowujemy się do tej zmiany, aby zapewnić naszym klientom pełną zgodność z przepisami oraz maksymalnie prostą obsługę faktur w codziennej pracy.
Na tej stronie znajdziesz kompletne informacje: czym jest KSeF, od kiedy będzie obowiązkowy w gastronomii, jak będzie działał w POSbistro oraz co musisz zrobić, aby bezproblemowo się przygotować.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania, przechowywania i archiwizacji tzw. faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że jedyną prawnie obowiązującą fakturą staje się dokument w postaci pliku XML, zapisany i zarejestrowany w systemie KSeF.
KSeF automatycznie nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF), który potwierdza jej istnienie i ważność. Wydruk z drukarki fiskalnej lub bonowej, a także plik PDF wysłany e‑mailem, przestają być fakturą w sensie prawnym – są jedynie wizualizacją dokumentu.
Celem KSeF jest ujednolicenie fakturowania, automatyzacja procesów księgowych oraz zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych.
Jak działa KSeF i czym są faktury ustrukturyzowane?
Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny zapisany w ściśle określonym formacie XML, zgodnym z obowiązującą strukturą logiczną (FA(3)). Taki plik jest generowany przez system sprzedażowy, a następnie przesyłany bezpośrednio do KSeF.
Proces wygląda następująco:
System sprzedażowy generuje dane faktury
Faktura jest wysyłana do KSeF w formacie XML
KSeF sprawdza poprawność formalną dokumentu
System nadaje fakturze numer KSeF i zapisuje ją w centralnej bazie
Odbiorca faktury uzyskuje do niej dostęp bezpośrednio w KSeF
Faktury w KSeF są archiwizowane przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku samodzielnego przechowywania dokumentów.
Co zmienia się w podejściu do faktur?
Faktura przestaje być papierem lub plikiem PDF. Jedynym prawnie wiążącym dokumentem jest faktura zapisana w KSeF. Oznacza to:
-
brak faktur „zaginionych”,
-
brak duplikatów,
-
większe bezpieczeństwo danych,
-
łatwiejsze kontrole skarbowe.
Od kiedy muszę używać KSeF w gastronomii?
Wdrożenie KSeF zostało podzielone na etapy. Kluczowe daty są następujące:
2025
Ministerstwo Finansów udostępnia finalne struktury logiczne (FA‑3) oraz środowiska testowe. To czas intensywnych prac wdrożeniowych po stronie POSbistro.
1 lutego 2026
obowiązek korzystania z KSeF dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł).
1 kwietnia 2026
obowiązek dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Ważne:
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Czy POSbistro działa z KSeF?
Aktywnie pracujemy nad wdrożeniem integracji, żeby nasz system był w pełni przygotowany do obsługi KSeF w momencie, gdy Ministerstwo Finansów udostępni produkcyjną, finalną wersję systemu.
Planujemy szkolenia i akcje informacyjne, aby klienci dokładnie wiedzieli, co się zmienia i jak pracować z nowymi funkcjami.
Integracja z KSeF w POSbistro obejmie zarówno aplikację sprzedażową, jak i Panel Administracyjny.
Jesteś klientem POSbistro?
Nasz system będzie w pełni gotowy na KSeF dokładnie wtedy, gdy nowe przepisy wejdą w życie. Wszystkie niezbędne funkcje dostarczymy Ci w ramach standardowej aktualizacji systemu.
Jakie nowe funkcjonalności otrzyma klient POSbistro?
Obsługa sprzedaży
– Aplikacja kelnerska
Nowe funkcje będą dostępne bezpośrednio na tablecie:
Wysyłka faktury do KSeF w czasie rzeczywistym
– zamknięcie rachunku na fakturę uruchamia proces wysyłki do Ministerstwa Finansów.
Wizualizacja faktury z kodem QR
– nowy szablon wydruku umożliwiający klientowi szybki dostęp do oryginału faktury w KSeF.
Automatyczne pobranie numeru KSeF i UPO
– faktura uzyskuje pełną ważność prawną.
Weryfikacja nabywcy online
– po wpisaniu NIP system automatycznie pobierze dane firmy z GUS/KSeF oraz ostrzeże przed wystawieniem faktury, jeśli NIP jest nieaktywny lub zawieszony.
Statusy dokumentu
– obsługa widzi, czy faktura została wysłana, oczekuje na UPO, czy została odrzucona.
Tryb offline (kolejkowanie)
– w przypadku braku internetu faktury są bezpiecznie zapisywane i wysyłane automatycznie po odzyskaniu połączenia.
Obsługa księgowości
– Panel Administracyjny
Dla właścicieli i managerów przygotowujemy:
Automatyczny odbiór faktur zakupowych
– system pobiera faktury kosztowe wystawione przez dostawców.
Repozytorium dokumentów
– elektroniczne archiwum faktur sprzedaży i zakupu w XML i czytelnym PDF.
Co musi zrobić klient, aby KSeF działał w POSbistro?
Aby system POSbistro mógł komunikować się z KSeF w imieniu restauracji, klient będzie musiał wykonać jednorazową konfigurację (tzw. onboarding). Każdy klient dostanie od nas szczegółowe informacje osobiście i zostanie przeprowadzony przez cały proces przez naszych doradców.
Jakie są zalety systemu KSeF dla przedsiębiorców?
KSeF to obowiązek, ale też realne korzyści:
- szybszy zwrot VAT (do 40 dni),
- brak ręcznego archiwizowania dokumentów,
- mniej błędów w fakturach,
- automatyzacja księgowości,
- pełna zgodność z przepisami.
Z POSbistro przejście na KSeF będzie proste i bezpieczne – dokładnie wtedy, gdy stanie się to obowiązkowe.
Pracuj na systemie POS dostosowanym do KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Wybierając POSbistro, zyskujesz nie tylko narzędzie do zarządzania sprzedażą, ale przede wszystkim pewność, że Twój system POS będzie gotowy na nowe obowiązki związane z obsługą faktur. Szukasz oprogramowania do swojej restauracji?
Wypróbuj POSbistro przez 14 dni za darmo i przekonaj się jak wygląda nowoczesne narzędzie do zarządzania gastronomią. Zaufało nam już ponad 5 000 biznesów gastronomicznych w Polsce!
Najczęściej zadawane pytania o KSeF w gastronomii (FAQ)
Czy KSeF oznacza koniec faktur papierowych i PDF?
Tak, w sensie prawnym. Po wejściu w życie obowiązku KSeF jedyną fakturą uznawaną przez organy podatkowe będzie faktura ustrukturyzowana zapisana w KSeF. Wydruk papierowy lub plik PDF będą jedynie wizualizacją dokumentu, pomocną dla klienta, ale bez mocy prawnej. Dlatego tak ważne jest, aby system sprzedażowy restauracji był zintegrowany z KSeF i automatycznie wysyłał dane do systemu Ministerstwa Finansów.
Co w przypadku awarii internetu w restauracji?
POSbistro przewiduje tryb offline (kolejkowanie faktur). W przypadku braku połączenia z internetem faktury zostaną zapisane i automatycznie wysłane do KSeF po odzyskaniu połączenia – z zachowaniem wymaganych znaczników czasu.
Czy klienci POSbistro muszą coś zrobić po swojej stronie?
Tak, ale tylko jednorazowo. Każdy klient będzie musiał wygenerować token autoryzacyjny w systemie KSeF i wkleić go w Panelu POSbistro. Token ten umożliwia bezpieczną komunikację między systemem rządowym a POSbistro. Bez tej konfiguracji nie będzie możliwe wystawianie ani odbieranie faktur w KSeF.
Kiedy POSbistro będzie w pełni gotowe?
POSbistro będzie gotowe na moment udostępnienia przez Ministerstwo Finansów produkcyjnej, finalnej wersji KSeF. W styczniu planowane są szkolenia, materiały edukacyjne oraz komunikacja dla klientów, aby przygotować restauracje na nadchodzące zmiany.
KSeF a codzienna praca restauracji
Wdrożenie KSeF wpłynie na codzienną organizację pracy w gastronomii, jednak dzięki integracji z POSbistro zmiany te będą jak najmniej odczuwalne dla obsługi sali.
Kelnerzy nadal będą wystawiać faktury bezpośrednio z poziomu tabletu – różnica polega na tym, że system automatycznie zweryfikuje NIP nabywcy, prześle dane do KSeF i pobierze numer KSeF. Obsługa otrzyma jasny komunikat o statusie dokumentu, bez konieczności kontaktu z księgowością.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj swój gastro-biznes
ze sprawdzonym partnerem!
+48 (12) 345 12 87
sprzedaz@posbistro.com
+48 (12) 345 12 87
sprzedaz@posbistro.com