Jak planować czas pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży?
Gastronomia to specyficzna branża, która charakteryzuje się dużą dynamiką oraz nieregularnością sprzedaży. Skuteczne zarządzanie zespołem oraz planowanie czasu pracy w gastronomii stanowi kluczowy element sukcesu każdego lokalu. Przy właściwej organizacji można nie tylko zaoszczędzić koszty, ale również zwiększyć zadowolenie pracowników i klientów. Jak jednak opracować harmonogram pracy, który odpowiada potrzebom biznesu, jednocześnie uwzględniając zmieniające się wyniki sprzedażowe? W tym artykule omówimy, jak planować czas pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży.
Jak sprzedaż wpływa na planowanie czasu pracy w gastronomii?
Jednym z najważniejszych czynników determinujących potrzebę personelu w gastronomii jest sprzedaż. Duży ruch w godzinach szczytu wymaga zwiększonej liczby pracowników, natomiast w okresach jego spadku możemy pozwolić sobie na mniejsze obłożenie zespołu. Planowanie czasu pracy w oparciu o dane sprzedażowe pozwala zminimalizować ryzyko nadmiernych kosztów wynikających z zatrudnienia zbyt wielu osób w niewłaściwym czasie, a jednocześnie gwarantuje, że klienci będą obsłużeni na najwyższym poziomie, gdy lokal będzie miał najwięcej zamówień.
Dane sprzedażowe jako fundament planowania czasu pracy w gastronomii
Aby efektywnie zarządzać czasem pracy w restauracji, pierwszym krokiem jest zebranie danych sprzedażowych z wcześniejszych okresów. Najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie systemu POS, który rejestruje wszystkie transakcje, dzięki czemu możemy na bieżąco monitorować, jak wygląda sprzedaż w różnych godzinach, dniach tygodnia oraz sezonach.
Jakie dane sprzedażowe warto weryfikować?
- Dzienny rozkład sprzedaży: Dane sprzedażowe pokazują, kiedy w ciągu dnia lokal odwiedza najwięcej gości. Czy szczyt przypada na kolacje, lunche, czy może na poranne kawy? Zweryfikowanie tych danych pozwala na określenie godzin szczytu i skutecznie planowanie zmian w ciągu dnia.
- Tygodniowy rozkład sprzedaży: W niektórych lokalach gastronomicznych największy ruch jest w weekendy, w innych w dni robocze. Znajomość tych różnic pomoże dostosować grafik do zapotrzebowania tygodniowego.
- Sezonowość: Okresy wzmożonego ruchu, takie jak święta, wakacje lub duże wydarzenia lokalne, mogą powodować zmiany ruchu w lokalu. Porównanie danych z poprzednich lat pomoże przewidzieć nadchodzące wzrosty sprzedaży.
- Najczęściej kupowane pozycje w danym czasie: Poznanie najczęściej kupowanych pozycji z menu w określonych dniach i godzinach zdecydowanie pomaga określić zapotrzebowanie na personel. Przykładowo może okazać się, że mimo sporej sprzedaży w godzinach porannych, najczęściej kupowana jest kawa. Wówczas nadmiar kucharzy na zmianie, będzie przepalaniem budżetu. Lepiej zadbać w tym czasie o odpowiednią liczbę baristów, aby płynnie i jakościowo obsługiwali klientów.
Jak zaplanować grafik pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży?
Skoro powiedzieliśmy sobie, jakie raporty sprzedaży mogą okazać się przydatne podczas planowania zapotrzebowania, przyszedł czas na ich praktyczne wykorzystanie w planowaniu grafiku pracy w gastronomii. Oto porady krok po kroku, jak zaplanować czas pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży.
- Eksport danych sprzedażowych
Pierwszym krokiem jest wyeksportowanie szczegółowych danych sprzedażowych np. z systemu POS. Powinny one obejmować co najmniej kilka tygodni, a nawet miesięcy, aby uzyskać szerszy obraz różnic w sprzedaży. W systemie POSbistro możesz wygenerować raport sprzedaży, wybierając z 8 filtrów określających czas: dzisiaj, wczoraj, obecny tydzień, poprzedni tydzień, ten miesiąc, poprzedni miesiąc, ten rok, poprzedni rok lub manualnie zdefiniowane zakresy np. ostatnie trzy miesiące. Oprócz tego możliwe jest weryfikowanie sprzedaży z podziałem na poszczególne produkty lub kategorie (np. napoje, desery, zupy czy dania główne), a także wiele innych raportów, takich jak na przykład efektywność pracowników.
- Analiza danych
Po uzyskaniu raportów warto je dokładnie przeanalizować. Dane mogą wykazać m.in. jakie dni tygodnia są najbardziej dochodowe czy które godziny przynoszą największy zysk. Oprócz tego możliwe jest ustalenie, czy występuje regularność sprzedaży w poszczególnych tygodniach, czy jednak mamy do czynienia z sezonowością w lokalu. Analiza pomoże także zweryfikować konkretne daty czy wydarzenia wpływające na wzrost lub spadek ruchu.
- Ustalenie optymalnej liczby personelu
Kluczowym krokiem w tym miejscu jest zrozumienie, jak dane sprzedażowe przekładają się na obciążenie pracowników. Na podstawie analizy sprzedaży należy określić optymalną liczbę pracowników, która jest niezbędna do obsługi danej liczby zamówień, przykładowo:
- 1 kelner – 0-5 stolików / 1h
- 2 kelnerów – 6-11 stolików / 1h
- 3 kelnerów – 12-18 stolików / 1h
- itd.
Oczywiście ustalenie optymalnej liczby personelu nie może być przypadkowe. Najlepiej tutaj także sugerować się danymi. Dodatkowo możesz zaobserwować przebieg dnia pracy w lokalu i na tej podstawie ustalić odpowiednie wartości, które pozwolą pracownikowi jakościowo wykonywać swoje obowiązki, nie dopuszczając tym samym do przeciążenia w wyniku ciągłej pracy na „pełnych obrotach”.
Po określeniu optymalnej obsady stanowisk dla liczby zamówień pora na przypisanie danych dla poszczególnych dni i godzin w arkuszu Excel.
- Układanie grafiku pracy na podstawie sprzedaży
Nadeszła pora na układanie grafiku pracy. Możesz to zrobić ręcznie lub w dedykowanym rozwiązaniu do tworzenia harmonogramów np. w programie Kadromierz. Narzędzie zdecydowanie pozwoli Ci zautomatyzować cały ten proces, biorąc pod uwagę nie tylko dane sprzedaży i zapotrzebowanie na pracownika, ale także ich dostępność oraz przepisy prawne dotyczące czasu pracy czy minimalnych okresów odpoczynków.
Wystarczy wówczas zaimportować do programu dane dotyczące zapotrzebowania na personel opracowane na podstawie wyników sprzedaży. Podczas układania grafiku w narzędziu pojawią się informacje na temat zalecanej liczby personelu w danym czasie oraz specjalny wykres z porównaniem prognozy zapotrzebowania a obecną obsadą stanowisk. Dzięki temu będziesz wiedział, czy spełniasz założenia, czy jednak występuje deficyt pracowników lub ich nadmiar w danym czasie.
Jak zaimportować dane?
W Kadromierzu możesz skorzystać z dedykowanego szablonu Excel do tworzenia grafiku na podstawie predykcji. Zawiera on kolumny z datami, godzinami i nazwami stanowisk. Wystarczy zamieścić w nim wcześniej pozyskane informacje o danych sprzedaży i ustaleniu optymalnej liczby personelu na daną ilość zamówień.
Po uzupełnieniu pliku wystarczy go zaimportować z powrotem do programu i zacząć układać harmonogram.
Korzyści płynące z efektywnego planowania czasu pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży
Prawidłowe planowanie czasu pracy w gastronomii przynosi korzyści zarówno dla właściciela lokalu, jak i dla pracowników oraz klientów. Oto najważniejsze z nich:
- Zwiększenie efektywności: Grafik pracy opracowany na podstawie sprzedaży, to gwarancja, że każdy z pracowników ma odpowiednią ilość obowiązków na zmianie. W związku z tym eliminujesz sytuacje, w których pracownicy marnują czas, bezczynnie czekając na klientów.
- Obniżenie kosztów operacyjnych: Dzięki dopasowaniu liczby pracowników do rzeczywistego ruchu, można zredukować koszty związane z nadmiarowym zatrudnieniem w okresach niskiej sprzedaży.
- Lepsza obsługa klientów: Wysoki poziom obsługi jest możliwy tylko wtedy, gdy pracownicy są odpowiednio rozmieszczeni w czasie rzeczywistego zapotrzebowania. Zbyt mała liczba pracowników podczas dużego ruchu może prowadzić do dłuższego czasu oczekiwania oraz niższej jakości sporządzonych potraw i osłabionej obsługi klienta. Dzięki odpowiednio zaplanowanemu grafikowi pracy można tego uniknąć, zapewniając optymalną obsadę stanowisk, dostosowaną do zapotrzebowania lokalu.
- Zadowolenie pracowników: Odpowiednia ilość obowiązków na zmianie może wpłynąć pozytywnie na zadowolenie pracowników z pracy oraz dobrą atmosferę zarówno w zespole, jak i w całej restauracji. Tym samym wpływa to na miłą obsługę klienta, a także zmniejszoną rotację pracowników w firmie.
Wnioski
Planowanie czasu pracy w gastronomii na podstawie sprzedaży to kluczowy element zarządzania lokalem. Dzięki odpowiedniemu dopasowaniu liczby pracowników do rzeczywistego zapotrzebowania możliwe jest osiągnięcie zarówno oszczędności, jak i wysokiego poziomu zadowolenia klientów oraz pracowników.
Współczesne technologie, takie jak system POS czy program do tworzenia grafików w gastronomii, mogą znacznie uprościć ten proces, dlatego zdecydowanie warto z nich korzystać.
