KSeF – od kiedy, co to, kogo dotyczy? 11 rzeczy, które musisz wiedzieć o KSeF w gastronomii w 2026 roku

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to bez wątpienia jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Już w 2026 roku nowe obowiązki związane z wystawianiem, przechowywaniem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML) obejmą stopniowo wszystkich przedsiębiorców, w tym właścicieli biznesów gastronomicznych.

Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać w roku 2026, ale Ministerstwo Finansów podało kilka terminów dot. wdrożenia. Dlatego warto już teraz dowiedzieć się czym jest KSeF, od kiedy zacznie obowiązywać i kogo dotyczy. Czytaj dalej, żeby poznać najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur!

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym zadaniem jest obsługa faktur VAT w nowym, ujednoliconym formacie. Od momentu wejścia w życie obowiązku KSeF jedyną prawnie wiążącą fakturą stanie się faktura ustrukturyzowana, zapisana w systemie rządowym.

W praktyce oznacza to całkowite odejście od dotychczasowego modelu, w którym faktura była kojarzona z papierowym wydrukiem lub plikiem PDF wysłanym e-mailem. W nowej rzeczywistości dokument sprzedaży istnieje przede wszystkim jako plik XML, zgodny z narzuconą przez państwo strukturą logiczną. To właśnie ten plik, zarejestrowany w KSeF i opatrzony unikalnym numerem, będzie jedyną podstawą prawną rozliczeń podatkowych.

Dla gastronomii to fundamentalna zmiana, ponieważ faktury są wystawiane często, w dynamicznych warunkach, bezpośrednio przy obsłudze gościa. Dlatego tak istotne jest, aby system sprzedażowy restauracji był w pełni przygotowany do pracy z KSeF. 

KSeF – od kiedy w gastronomii?

Wdrożenie KSeF zostało rozłożone w czasie, jednak dla gastronomii kluczowy jest rok 2026. Od tego momentu system obejmie praktycznie wszystkich podatników VAT.

Zgodnie z aktualnym harmonogramem:

• od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie największe przedsiębiorstwa (przedsiębiorcy u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł),
• od 1 kwietnia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT (w tym JDG i MŚP) – czyli dla zdecydowanej większości lokali gastronomicznych,
• od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami poniżej 10 tys. zł miesięcznie).

Co istotne, już od lutego 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do odbierania faktur kosztowych za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli jeszcze nie wystawiają faktur sprzedażowych w tym systemie. 

KSeF w gastronomii będzie obowiązkowy – nie ma od tego ucieczki

Pierwszą i najważniejszą kwestią jest fakt, że KSeF nie będzie rozwiązaniem dobrowolnym. Od 2026 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem prawnym dla zdecydowanej większości podatników VAT, w tym praktycznie wszystkich lokali gastronomicznych. Restauracje nie będą mogły same zdecydować, czy chcą pozostać przy dotychczasowym modelu fakturowania – nowy system stanie się jedyną dopuszczalną drogą.

Dla wielu przedsiębiorców oznacza ona konieczność całkowitego przedefiniowania obiegu dokumentów, jednak dla restauratorów korzystających z systemu POSbistro będzie to po prostu kolejny dzień sprawnej pracy – dzięki dostosowaniu systemu do wymagań KSeF. 

Faktura papierowa i PDF przestają mieć znaczenie prawne

Jedną z najbardziej rewolucyjnych zmian, jakie wprowadza KSeF, jest całkowita zmiana definicji faktury. Dokument, który przez lata kojarzył się z papierowym wydrukiem lub plikiem PDF, w nowym systemie przestaje mieć znaczenie prawne. Od momentu wejścia w życie obowiązku KSeF jedyną uznawaną fakturą będzie ta zapisana w systemie Ministerstwa Finansów.

Dla gastronomii ma to ogromne znaczenie praktyczne. Gość restauracji nadal może otrzymać wydruk lub PDF, jednak dokument ten będzie jedynie wizualizacją. Prawdziwa faktura, ta która ma znaczenie dla Urzędu Skarbowego, istnieje wyłącznie w KSeF i posiada nadany przez system numer identyfikacyjny. Bez tego numeru dokument nie istnieje w obrocie prawnym, nawet jeśli klient fizycznie otrzymał wydruk.

Faktura ustrukturyzowana to dane, a nie dokument do czytania

Kolejną istotną rzeczą, którą musi zrozumieć każdy właściciel restauracji, jest charakter faktury ustrukturyzowanej. To nie jest dokument tworzony z myślą o człowieku, lecz o systemach informatycznych. Faktura w KSeF ma postać pliku XML, zapisanego według sztywnego schematu narzuconego przez państwo.

Dla gastronomii oznacza to koniec dowolności w sposobie wystawiania faktur. Liczy się nie wygląd dokumentu, lecz poprawność danych: stawki VAT, nazwy towarów, kwoty, dane nabywcy. Każda pomyłka formalna może skutkować odrzuceniem faktury przez KSeF, co w praktyce oznacza, że dokument nie zostanie wystawiony. Dlatego ręczne fakturowanie lub korzystanie z nieprzystosowanych narzędzi staje się ryzykowne i nieefektywne.

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny zapisany według ściśle określonego schematu, który nie pozostawia miejsca na dowolność znaną z klasycznych programów do fakturowania. Każde pole, każda wartość i każdy znacznik mają określone znaczenie oraz format.

Proces wystawienia faktury w gastronomii w nowym modelu wygląda zupełnie inaczej niż dotychczas. Dane sprzedażowe generowane przez system POS są automatycznie zapisywane w strukturze XML i przesyłane bezpośrednio do KSeF. System Ministerstwa Finansów sprawdza poprawność formalną dokumentu, a następnie nadaje mu numer KSeF, który jest jednoznacznym potwierdzeniem wystawienia faktury.

Dopiero w tym momencie faktura uzyskuje pełną moc prawną. Wszelkie wydruki czy pliki PDF są jedynie wizualizacją – pomocą dla klienta, ale niewystarczającą z punktu widzenia przepisów.

Zmienia się sposób wystawienia faktury w restauracji

W tradycyjnym modelu faktura była uznawana za wystawioną w chwili jej zapisania lub wydrukowania. W KSeF ten moment przesuwa się na etap akceptacji dokumentu przez system Ministerstwa Finansów. Faktura istnieje prawnie dopiero wtedy, gdy KSeF nada jej numer identyfikacyjny.

W gastronomii, gdzie sprzedaż odbywa się dynamicznie, ma to ogromne znaczenie. Dobrze przygotowany system POS musi nie tylko wygenerować fakturę, ale także automatycznie przesłać ją do KSeF i odebrać numer, bez angażowania obsługi. Dzięki temu kelnerzy mogą pracować dokładnie tak jak dotychczas, nie zastanawiając się nad technicznymi aspektami całego procesu.

Weryfikacja NIP stanie się standardem w gastronomii

KSeF wprowadza nowy standard w zakresie weryfikacji danych nabywcy. W gastronomii błędy w NIPach są częste, zwłaszcza przy obsłudze spotkań firmowych czy zamówień grupowych. Nowy system sprawia, że wystawienie faktury na nieaktywny lub błędny numer staje się znacznie trudniejsze.

System POS zintegrowany z KSeF automatycznie sprawdza NIP w odpowiednich rejestrach i pobiera poprawne dane kontrahenta. Obsługa otrzymuje jasny komunikat, jeśli numer jest nieprawidłowy. Dzięki temu restauracja unika korekt, nieporozumień z klientami oraz problemów po stronie księgowości. 

Brak internetu nie zatrzyma wystawienia faktury 

Jednym z największych wyzwań technologicznych w gastronomii jest zapewnienie ciągłości sprzedaży. Awaria internetu nie może oznaczać wstrzymania pracy restauracji. Dlatego w kontekście KSeF kluczowe znaczenie ma tryb offline.

Nowoczesne systemy POS umożliwiają wystawianie faktur nawet bez połączenia z siecią. Dokumenty są zapisywane lokalnie i wysyłane do KSeF automatycznie po odzyskaniu internetu, z zachowaniem odpowiednich znaczników czasu. Dzięki temu lokal działa bez zakłóceń, a obowiązki wynikające z KSeF są realizowane w tle.

KSeF obejmie także faktury kosztowe i zakupy restauracji

Wielu właścicieli gastronomii koncentruje się wyłącznie na fakturach sprzedażowych, tymczasem KSeF obejmuje również faktury zakupowe. Dostawcy żywności, alkoholu, napojów czy usług serwisowych będą wystawiać dokumenty wyłącznie w systemie KSeF.

Dla restauracji oznacza to automatyczny dostęp do faktur kosztowych, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych czy gromadzenia papierowych dokumentów. To ogromne ułatwienie w codziennej pracy i znaczący krok w stronę automatyzacji księgowości gastronomicznej.

Archiwizacja faktur zostaje przeniesiona do systemu państwowego

KSeF przejmuje również obowiązek archiwizacji dokumentów. Faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat, co zwalnia restauracje z konieczności przechowywania papierowych archiwów czy tworzenia kopii zapasowych. W praktyce oznacza to mniej obowiązków administracyjnych i większe bezpieczeństwo danych.

Jednorazowa konfiguracja KSeF jest warunkiem działania systemu

Aby restauracja mogła korzystać z KSeF, konieczne jest wykonanie jednorazowej konfiguracji polegającej na nadaniu odpowiednich uprawnień systemowi POS. Bez tego system nie będzie mógł wystawiać ani odbierać faktur w imieniu przedsiębiorcy. Proces ten nie jest skomplikowany, ale wymaga odpowiedniego wsparcia technicznego.

By rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Metody uwierzytelnienia w KSeF to:

• Profil Zaufany – darmowe narzędzie,
• Podpis Kwalifikowany zawierający atrybut NIP lub PESEL,
• Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert),
• Pieczęć Kwalifikowana,
• Token-(docelowo token w KSeF zostanie zastąpiony Certyfikatem KSeF),
• Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL,
• Certyfikat KSeF.

KSef a korzyści dla restauratorów  

Choć KSeF jest zmianą narzuconą odgórnie, w dłuższej perspektywie może uporządkować wiele procesów w gastronomii. Automatyzacja fakturowania, mniejsza liczba błędów, szybsze rozliczenia VAT i lepsza kontrola nad dokumentami to realne korzyści, które docenią właściciele lokali.

KSeF to nowy standard fakturowania, który w 2026 roku stanie się codziennością dla całej branży gastronomicznej. Restauracje, które odpowiednio wcześnie przygotują się do tej zmiany i wybiorą właściwe narzędzia, przejdą przez nią spokojnie i bez zakłóceń w sprzedaży.

KSeF w POSbistro

W POSbistro od dłuższego czasu intensywnie pracujemy nad pełną integracją naszego systemu z Krajowym Systemem e-Faktur. Naszym celem jest to, aby w momencie uruchomienia przez Ministerstwo Finansów finalnej, produkcyjnej wersji KSeF, system POSbistro był w pełni gotowy do jego obsługi.

Przygotowania obejmują nie tylko samą warstwę technologiczną, ale również szerokie wsparcie informacyjne dla klientów, jak korzystać z nowych funkcjonalności w praktyce.

Klienci POSbistro otrzymają wszystkie kluczowe funkcje związane z obsługą Krajowego Systemu e-Faktur w ramach standardowej aktualizacji systemu, bez dodatkowych wdrożeń czy skomplikowanych działań po ich stronie. 

Szukasz oprogramowania do swojej gastronomii? Wybierając POSbistro zyskujesz nie tylko narzędzie do zarządzania lokalem, ale przede wszystkim pewność, że Twój system POS będzie gotowy na nowe obowiązki związane z KSeF. Wypróbuj POSbistro przez 14 dni za darmo i przekonaj się jak wygląda nowoczesne narzędzie do zarządzania gastronomią. 👇