Kasy fiskalne online nadchodzą – o wymaganiach w stosunku do Ciebie i kas fiskalnych online w gastronomii

Przed Tobą drugi wpis z cyklu #nadchodzifiskalizacjaonline!

W pierwszym pisałam o tym, od kiedy musisz mieć w swojej restauracji kasę fiskalną online. Ale nie tylko o tym, pisałam również o ścieżce legislacyjnej, która doprowadziła do wprowadzenia kas fiskalnych online w życie, powodach wytypowania branży gastronomicznej jako jednej z pierwszych, która obowiązkowo będzie musiała stosować kasy fiskalne online oraz o tym, które z placówek gastronomicznych muszą obowiązkowo od 1 stycznia 2021 roku posiadać kasę fiskalną. (Pierwszy wpis znajdziesz tutaj: Kasy fiskalne online nadchodzą! O drodze, powodach i zakresie wprowadzenia obowiązkowych kas fiskalnych online w gastronomii)

Można więc powiedzieć, że zarysowałam Ci tło, jakie towarzyszy wprowadzeniu kas fiskalnych online. Przejdźmy zatem do szczegółów.

Czego ustawodawca wymaga od Ciebie, a czego od… kasy fiskalnej?

Gwoli wyjaśnienia muszę Cię od razu uprzedzić, że nie piszę tutaj wyłącznie o wchodzących w życie zmianach. Część z omawianych poniżej przepisów[1] obowiązywała już do tej pory, ale tak sobie myślę, że czytelniejsze dla Ciebie będzie omówienie przepisów, które będą obowiązywały wraz z rozpoczęciem używania kas fiskalnych online, niż kazuistyczne wyliczenie wprowadzanych zmian.

Rezerwowa kasa fiskalna

Przy okazji wymiany kas fiskalnych na kasy fiskalne online często pytasz mnie czy kasą fiskalną online musi być również rezerwowa kasa fiskalna. Odpowiedź może być tylko jedna: niestety tak. Nie ma w tym wypadku znaczenia to, że kasy rezerwowej używasz tylko wtedy, gdy nie działa kasa fiskalna używana w Twojej restauracji na co dzień.

Co więcej, jeżeli nie dysponujesz rezerwową kasą fiskalną online, niestety w ogóle nie możesz wówczas prowadzić sprzedaży. Obowiązujące przepisy są w tym zakresie bezwzględne.

Choć w sumie nie jest to zmiana i do tej pory było bowiem tak, że w przypadku awarii kasy fiskalnej musiałeś dysponować rezerwową kasą fiskalną albo nie mogłeś prowadzić dalszej sprzedaży. Absolutnie wykluczone było zatem przykładowo czasowe wydawanie paragonów kelnerskich zamiast fiskalnych.

Pamiętaj!
Przepisy są w tym wypadku nieubłagane – jeżeli z przyczyn od nas niezależnych nie może być prowadzona ewidencja za pomocą kasy rejestrującej, masz obowiązek stosowania rezerwowej kasy rejestrującej, jeżeli zaś nie masz możliwości użycia rezerwowej kasy rejestrującej, sprzedaż jest niemożliwa. Dotyczy to również kas rejestrujących online.

Stały dostęp do Internetu

Przejdźmy teraz do jednego z najważniejszych obowiązków, które nakłada na Ciebie wchodząca w życie nowelizacja. Skoro bowiem nowo wprowadzone kasy fiskalne online z samego tylko założenia mają się samodzielnie
i automatycznie łączyć z Centralnym Repozytorium Kas, potrzebny jest im… stały dostęp do Internetu. Twoim obowiązkiem jest zatem zapewnić takie połączenie, które umożliwi przesyłanie danych między Twoją kasą fiskalną
a Centralnym Repozytorium Kas.

Dlatego też, co do zasady, miejsce, w którym kasa fiskalna online zostanie zainstalowana powinno posiadać stały dostęp do Internetu. Gdyby zaś w Twoim przypadku były z takim połączeniem jakiekolwiek kłopoty (obecnie popularne jest chociażby korzystanie z Internetu poprzez hotspot), konieczne będzie złożenie do naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy fiskalnej online do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych.

Z tego co mi wiadomo, urzędy skarbowe dość chętnie taką zgodę wyrażają i nie ma większego problemu z tym, aby uniknąć instalowania stałego łącza w restauracji tylko po to, aby umożliwić połączenie internetowe kasy fiskalnej online z Centralnym Repozytorium Kas, choć oczywiście w poszczególnych przypadkach i takiego oporu ze strony urzędów skarbowych wykluczyć nie możemy.

Skoro bowiem ustawodawca nie wprowadza sztywnych i jasno określonych przesłanek, od których zależało będzie wyrażenie przez urząd skarbowy zgody na korzystanie przez Ciebie z Internetu mobilnego, może tu powstać pewne pole do dowolnej interpretacji tego przepisu przez poszczególne urzędy skarbowe. Z drugiej jednak strony, nie wszędzie musi być możliwość zainstalowania stałego łącza internetowego, co więcej nie w każdym przypadku będzie to przedsięwzięcie opłacalne, stąd należy podejrzewać, że urząd skarbowy powinien w takim przypadku bez problemu wyrazić zgodę na korzystanie z Internetu mobilnego. Trudno bowiem nawet wyobrazić sobie sytuację przeciwną.

Kasy wynajęte, dzierżawione, leasingowane

Co istotne, przy okazji wprowadzenia obowiązku korzystania z kas fiskalnych online ustawodawca pozwala jednocześnie na posługiwanie się kasą fiskalną, która nie będzie stanowiła Twojej własności. Będziesz mógł bowiem korzystać z kasy fiskalnej online oddanej Ci w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie.

Gdybyś chciał się zdecydować na takie rozwiązanie, powinieneś jednak zwrócić uwagę na to, że umowa zawarta z podmiotem oddającym kasy fiskalne w używanie powinna zostać zawarta na piśmie, a kasa fiskalna online powinna posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, o czym napiszę więcej poniżej. Jeżeli kasa fiskalna online w dniu jej nabycia przez podmiot oddający ją następnie w używanie nie będzie posiadała takiego potwierdzenia, serwisant nie będzie niestety mógł dokonać fiskalizacji takiej kasy fiskalnej online.

Kasa fiskalna, którą bierzesz w używanie od innego podmiotu powinna posiadać również nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Co więcej – jeżeli pamięć fiskalna lub pamięć chroniona ulegnie zapełnieniu bądź uszkodzeniu w okresie trwania umowy, na podstawie której będziesz korzystał z kasy fiskalnej stanowiącej własność innego podmiotu, to ten podmiot ma obowiązek zapewnić ich wymianę.

Obowiązkowe przeglądy techniczne

Przepisy dotyczące kas fiskalnych szczególny nacisk kładą na obowiązkowe przeglądy techniczne, które muszą być wykonywane przez właściwe podmioty, prowadzące serwis kas rejestrujących. Wynik takiego przeglądu wpisuje się do książki kasy rejestrującej, a obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej online dokonuje się nie rzadziej niż raz na 2 lata, przy czym termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia dokonania fiskalizacji. Co ważne, jeżeli chodzi o kasy fiskalne online używane na podstawie umowy o oddaniu w używanie kasy fiskalnej online, pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny powinien zostać dokonany jeszcze przed dniem dokonania fiskalizacji.

Dla odmiany, obowiązkowego przeglądu technicznego nie przeprowadza się w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, oczywiście pod warunkiem, że w rym okresie nie prowadzisz ewidencji. W takim wypadku obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się po wznowieniu działalności gospodarczej, a przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Pamiętaj również, że obowiązkowy przegląd techniczny powinien zakończyć się wpisem do książki kasy jego wyniku, dołączeniem do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w tym w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu oraz przede wszystkim – w przypadku kas fiskalnych online – zapisaniem przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej.

Musisz również pamiętać i weź to pod uwagę, że zgłaszając serwisantowi konieczność dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej online, ma on na dokonanie tego przeglądu 3 dni. Choć wiem, że większość serwisów pamięta o tym terminie za Ciebie i sama przypomina Ci o zbliżającym się terminie dokonania obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej.

Dlaczego piszę o tym wszystkim tak szczegółowo? Bo i ustawodawca szczegółowo postanowił uregulować kwestię kar pieniężnych za brak poddania kasy rejestrującej obowiązkowemu przeglądowi technicznemu. W takiej sytuacji, naczelnik urzędu skarbowego nałoży zatem na Ciebie karę pieniężną w wysokości 300 złotych.

Pamiętaj!
Masz obowiązek dokonania obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej online co 2 lata. Jeżeli nie dotrzymasz tego terminu, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na Ciebie karę pieniężną w wysokości 300 złotych.

Abstrahując od obowiązkowego przeglądu technicznego i kar pieniężnych, do Twoich obowiązków należy również niezwłoczne zgłaszanie podmiotowi prowadzącemu serwis każdej nieprawidłowości w pracy kasy fiskalnej online oraz jej udostępnienie do kontroli stanu nienaruszalności kasy rejestrującej i prawidłowości jej pracy, na każde żądanie właściwych organów.

Jeżeli zatem z Twoją kasą fiskalną online dzieje się coś złego pomiędzy kolejnymi obowiązkowymi przeglądami technicznymi, powinieneś natychmiast wezwać serwis, który ma obowiązek podjąć się wykonania koniecznych prac serwisowych nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia żądania dokonania serwisu, chyba że ustalicie pomiędzy sobą z serwisantem inny termin.

A teraz napiszę Ci już ostatnią ważną rzecz, jeżeli chodzi o serwis kas fiskalnych. Serwis ten nie może być dokonywany przez Ciebie osobiście, a co więcej także przez osobę zatrudnioną przez Ciebie na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej lub innej umowy o podobnym charakterze. Słowem – serwisant oraz serwis kas fiskalnych muszą być całkowicie niezależną od Ciebie osobą lub podmiotem. Wiedziałeś o tym?

Wymagania w stosunku do kasy fiskalnej online

Ustawodawca nie tylko przed Tobą stawia konkretne wymagania. Również kasa fiskalna online musi spełniać określone kryteria. Kasa fiskalna online musi zatem zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną a Centralnym Repozytorium Kas.

Aby taka kasa fiskalna mogła zostać wprowadzona na rynek musi uzyskać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, iż spełnia wszystkie wymienione w poprzednim zdaniu funkcje i wymagania techniczne dla kas fiskalnych. Co ważne, takie potwierdzenie wydaje się jedynie na czas określony, a informacja o uzyskaniu potwierdzenia powinna być zawarta w dokumentach dołączanych do kasy fiskalnej, dlatego kupując określoną kasę fiskalną powinieneś się zatem upewnić, iż nabywasz kasę fiskalną online w okresie obowiązywania potwierdzenia spełniania przez tę kasę fiskalną wymaganych przez obowiązujące przepisy funkcji i wymagań technicznych, w innym wypadku serwisant nie będzie mógł przeprowadzić jej fiskalizacji. Podobnie, powinieneś się również upewnić o obowiązywaniu potwierdzenia jeżeli bierzesz kasę fiskalną w leasing, wynajmujesz ją lub zamierzasz korzystać na innej podstawie prawnej z kasy fiskalnej stanowiącej własność innego podmiotu.

Pamiętaj!
Kupując kasę fiskalną online upewnij się, że w dniu jej nabycia posiada ona potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, bez tego niemożliwe będzie dokonanie jej fiskalizacji.

A jeżeli kończę używać kasy fiskalnej?

Jeżeli zamykasz swoją restaurację – kończysz z prowadzeniem działalności gospodarczej albo tylko przestajesz używać w swojej restauracji danej kasy fiskalnej, do Twoich obowiązków – i tu Cię raczej nie zdziwię – będzie należało zabezpieczenie danych z kasy fiskalnej. W jaki sposób? Między innymi poprzez wystawienie odpowiednich raportów – fiskalnego dobowego oraz fiskalnego rozliczeniowego, zapewnienie odczytu i zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, sporządzenie i złożenie protokołu z odczytu zawartości kasy fiskalnej online oraz wniosku o wyrejestrowanie danej kasy fiskalnej online z ewidencji kas do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.

Co ważne, zarówno wzór protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, jak i wzór wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas stanowią załączniki do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 roku, poz. 816).

Chyba nie zdziwię Cię również jeżeli napiszę, iż po wyrejestrowaniu – po zakończeniu przez kasę fiskalną online pracy w trybie fiskalnym – nie możesz już prowadzić ewidencji przy użyciu tej kasy.

Nowość, na którą wszyscy czekaliśmy

Jak już wspominałam, ustawodawca wreszcie dostrzegł potrzebę umożliwienia podatnikowi wydania klientowi paragonu w wersji elektronicznej. Choć nie dostrzegł jej tak od razu, bo pierwotna wersja przepisów wprowadzających obowiązek używania kas fiskalnych online pomijała przepisy o e-paragonach, zostały one dodane do ustawy dopiero z dniem 31 marca 2020 roku. Cóż, lepiej późno niż wcale. Po kolejnej nowelizacji mamy jednak w zasadzie pełną możliwość korzystania z dobrodziejstwa e-paragonów. Musimy jedynie pamiętać, że e-paragon możemy wydać jedynie wtedy, gdy nasz klient wyrazi na to zgodę.

I choć zdaję sobie sprawę z tego, że dla gastronomii może mieć to mniejsze znaczenie (choć i tu dostrzegam korzyści choćby przy dostawach czy cateringach), ale uwierz mi na słowo, że dla wielu branż, które mocno rozwijają się w branży e-commerce to naprawdę wybawienie.

I tym optymistycznym akcentem kończę drugi wpis z serii #nadchodzifiskalizacjaonline. Drugi, ale jak już się pewnie zorientowałeś, nie ostatni. Bo przecież w ogóle nie napisałam jeszcze o uldze na zakup kasy fiskalnej. A skoro tak, to z niecierpliwością musisz czekać na trzecią, ostatnią część serii artykułów o nadchodzących zmianach w kasach fiskalnych.

[1] ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2020 roku, poz. 106); rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 roku w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 roku, poz. 816).

A jeżeli masz lub będziesz miał jakiekolwiek pytania związane z nowymi zasadami korzystania z kas fiskalnych online i kas wirtualnych, zapraszam Cię do kontaktu, a przede wszystkim odwiedzenia bloga: przepisnagastronomie.pl

Adwokat Marta Kosecka