Kasa online a kasa w formie oprogramowania. Poznaj najważniejsze różnice
Rok 2019 jest rokiem, który przynosi wiele zmian w obszarze ewidencjonowania sprzedaży. Dotychczasowe kasy fiskalne ustępują miejsca kasom online, przesyłającym dane automatycznie do Centralnego Rejestru Kas. Obecnie Ministerstwo Finansów pracuje nad projektem wprowadzenia kolejnego typu kas, tym razem kas wirtualnych. Poniżej prezentujemy krótkie omówienie obu tych rozwiązań.
1 maja 2019 roku weszło w życie rozporządzenie Ministerstwa Finansów w sprawie kas rejestrujących, które wprowadziło na polski rynek kasy online. Są to stacjonarne kasy fiskalne, a najważniejszą cechą odróżniającą je od tradycyjnych kas jest komunikowanie się z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Umożliwia to udostępnianie przez sieć internetową bieżących danych sprzedażowych Repozytorium. Standardowo kasy łączą się z nim co dwie godziny, choć ten czas może być zmieniany – podatnik nie wie, kiedy jego kasa przesyła dane.
Kasy online są łatwiejsze w obsłudze, a przez to bardziej przyjazne dla przedsiębiorców. Po pierwszym połączeniu z Centralnym Rejestrem Kas kasa online zostaje zafiskalizowana i otrzymuje numer ewidencyjny. Kasy online umożliwiają internetowy zapis kopii, dzięki czemu kopie dokumentów mogą być przechowywane na cyfrowych nośnikach danych, a przedsiębiorca nie musi gromadzić papierowych wydruków z ostatnich 5 lat na wypadek kontroli.
Ministerstwo Finansów dąży do wycofania tradycyjnych kas i określiło terminy, do których poszczególne branże muszą wymienić stare kasy na nowe. Placówki gastronomiczne mogą korzystać z tradycyjnych kas tylko do 20 czerwca 2020 roku. Po tym czasie nowy sprzęt musi być już w użyciu – zafiskalizowany, zgłoszony do urzędu skarbowego i gotowy do pracy.
Hardware kontra software – niższe koszty dla przedsiębiorcy
“Kasami online” można nazwać stacjonarne urządzania fiskalne, umożliwiające przesyłanie danych do Centralnego Rejestru Kas poprzez połączenie internetowe. Natomiast Ministerstwo Finansów planuje umożliwić korzystanie z “kas wirtualnych”, czyli oprogramowania komputerowego, służącego do ewidencjonowania sprzedaży, działającego na urządzeniach takich jak komputery, laptopy i smartfony. Jest to największa różnica między tymi dwoma sposobami rejestracji sprzedaży. Przedsiębiorca nie musiałby zaopatrywać się w kosztowne urządzenie fiskalne, by móc sprzedawać – wystarczy mu do tego instalacja stosownej aplikacji, która będzie pełniła taką samą funkcję. Według Grzegorza Forysińskiego, współwłaściciela mobilnego oprogramowania dla gastronomii, koszty na start mogą obniżyć się nawet o 50%. Ponadto dzięki automatycznym aktualizacjom znikną niektóre koszty cykliczne wymagane do właściwego funkcjonowania kas, jak np. koszty serwisu.
Dodatkowe funkcjonalności
Aplikacja tego typu z zasady potrzebuje połączenia internetowego, aby działać na sprzęcie mobilnym. Dlatego innowacje wprowadzone przez kasy online, czyli łączenie się z CRK i elektroniczne archiwizowanie kopii dokumentów, to jej bazowe funkcje. Jednak wirtualne kasy fiskalne nie muszą być ograniczone tylko do funkcjonalności związanych z ewidencjonowaniem sprzedaży i wystawianiem dokumentów fiskalnych obejmujących paragony fiskalne i raporty fiskalne. Jak czytamy w artykule portalu CEO.com, “Podkreślenia wymaga fakt, że wirtualne kasy w pełni realizują cele i funkcje poprzednich generacji kas fiskalnych a ponadto posiadają wiele dodatkowych możliwości, zarówno w zakresie efektywniejszej fiskalizacji, jak i dostarczania danych na jej temat organom skarbowym, jak również w zakresie ułatwienia dostępu do kas fiskalnych dla ich użytkowników i grup docelowych.”
Kasa wirtualna może stanowić kompleksowe rozwiązanie, które oprócz rejestracji sprzedaży będzie łączyć się z innymi aplikacjami, np. serwisami do zamówień online, sklepami internetowymi, systemami do ewidencjonowania czasu pracy pracowników itd.
Elastyczne rozwiązanie
Kasy w postaci oprogramowania mogą mieć jeszcze jedną zaletę – niewrażliwość na wprowadzanie nowej generacji urządzeń fiskalnych w przypadku, gdy organy skarbowe zadecydują, że konieczna jest ich wymiana. Jako elastyczne oprogramowanie mogą być dostosowywane do trendów gospodarczych bez ponoszenia dodatkowych kosztów w formie wymiany specjalistycznego sprzętu fiskalnego na nowy. W dłuższej perspektywie będzie to bardzo korzystne dla przedsiębiorców, którzy będą dysponować wszechstronnym oprogramowaniem, które łatwo zaadaptować do nowych warunków.
Choć wejście w życie rozporządzenia ministra finansów dotyczącego kas wirtualnych było zapowiadane na 1 stycznia 2020 r., prawdopodobnie zacznie obowiązywać nie wcześniej niż w połowie przyszłego roku. Nadal nie znamy ostatecznego brzmienia rozporządzenia, wszystko wskazuje jednak na to, że kasy wirtualne mogą okazać się kompleksowym rozwiązaniem dla podatników i będzie je można dostosować do specyfiki prowadzonego biznesu.
