Krajowy System e-Faktur a gastronomia – jak się przygotować?
Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Została uruchomiona w Polsce wraz z 1 stycznia 2022 roku i ma za zadanie uszczelnić system podatkowy. Dlaczego musisz się tym zainteresować jako restaurator?
AKTUALIZACJA Z DNIA 19.10.2024
Jak podaje portal gov.pl: „Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie.
Podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF od 1 stycznia 2022 r. Obowiązek e-fakturowania co do zasady miał wejść w życie 1 lipca 2024 r., a dla małych i średnich firm zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.
Zdiagnozowaliśmy błędy, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Dlatego podjąłem decyzję o przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego i przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. System nie wejdzie w życie w 2024 r. Wyniki audytu będą podstawą do wskazania nowego terminu. – powiedział Andrzej Domański, minister finansów.”
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które krążą między przedsiębiorcami oraz Urzędem Skarbowym. Ma to na celu walkę z tzw. “szarą strefą”. Dzięki temu systemowi urzędy skarbowe mają bieżący wgląd w dokumenty podatkowe. Do 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców, czyli również tych prowadzących działalność gastronomiczną. Do tego czasu należy więc zmodyfikować swoje programy księgowe.
Jakie korzyści wynikają z KSeF?
Od przyszłego roku każdy podatnik będzie musiał obowiązkowo dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur, nawet jeśli nie jest z tego powodu zadowolony. Dlatego też warto skupić się na zaletach, które przynosi to rozwiązanie.
KSeF oznacza dla przedsiębiorców między innymi:
- szybszy zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni),
- wygodniejsze rozliczenia oparte o jeden standard dokumentu podatkowego,
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
- łatwe wystawianie faktur korygujących,
- automatyzację procesów księgowych.
Jak zacząć korzystać z KSeF?
By korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur potrzebujesz odpowiedniego oprogramowania do prowadzenia firmy, które obsługuje faktury ustrukturyzowane. Wiele dostępnych na rynku programów już oferuje taką funkcjonalność.
Następnie musisz zarejestrować się w systemie, a do utworzenia konta będzie potrzebny Ci numer NIP oraz adres e-mail. By móc się zalogować, należy uwierzytelnić swoje dane, a do czego potrzebny jest podpis elektroniczny lub jedna z metod weryfikacji e-tożsamości. Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, pamiętaj, by powiadomić Urząd Skarbowy o osobach, które są uprawnione do korzystania z systemu w Twoim imieniu.
KSeF – wymagania prawne
Przed przystąpieniem do KSeF musisz pamiętać o kilku rzeczach. Przede wszystkim musisz posiadać certyfikat kwalifikowany, bo faktury elektroniczne wymagają wykorzystania podpisu elektronicznego opierającego się na certyfikacie kwalifikowanym, poświadczającym tożsamość właściciela. Jeśli posiadasz jakiś system, który pomaga Ci w codziennej pracy, musi on mieć możliwość integracji z systemem KSeF. Nie możesz także zapomnieć o tym, że przy migracji danych z bazy dokumentów firmowych należy przenieść istniejące faktury papierowe lub elektroniczne do nowego systemu e-faktur.
