Krajowy System e-Faktur a gastronomia – od kiedy będzie obowiązkowy?

Rok 2026 to czas, gdy w życie wejdzie obowiązek korzystania z Krajowego Rejestru e-Faktur, a przedsiębiorców zaczną obowiązywać faktury ustrukturyzowane. Do nowych wymogów będą musieli dostosować się również przedsiębiorcy prowadzący biznesy gastronomiczne.

Dowiedz się więcej na temat KSeF – kiedy zacznie Cię obowiązywać i jak musisz się do niego przygotować?

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Jak podaje portal gov.pl: „Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.” System ten został wprowadzony w celu ujednolicenia standardu fakturowania, automatyzacji procesów oraz zwiększenia kontroli podatkowej.

Jak działa KSeF i czym są faktury ustrukturyzowane?

System KSeF wprowadza wymóg stosowania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej przyjęcie do systemu. System KSeF automatycznie sprawdza poprawność formalną e-faktury, weryfikując, czy jest zgodna z wymaganym wzorem (strukturą logiczną FA(3)).

Faktur ustrukturyzowane muszą spełniać poniższe wymagania:

• Faktura wystawiona i zarejestrowana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), która musi posiadać nadany przez system numer KSeF.
• Dokument ma zawsze formę elektroniczną w ściśle określonym formacie XML.
• Nie jest to plik PDF wysyłany e-mailem. Odbiorca pobiera ją bezpośrednio z centralnej bazy KSeF Ministerstwa Finansów.
• Wzór faktury jest zaimplementowany w programach księgowych/fakturowych; użytkownik nie musi go ręcznie pobierać.
• e-Faktury są przechowywane i archiwizowane w KSeF przez 10 lat.

Kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy?

WAŻNE
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

System będzie wprowadzany w kilku etapach. Poniżej podane zostały terminy dla poszczególnych grup podatników:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP,
• od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami poniżej 10 tys. zł miesięcznie).

Jak zacząć korzystać z KSeF, jeśli prowadzę gastronomię?

Obowiązkowe wdrożenie e-Faktur i systemu KSeF wymusza na przedsiębiorcach konieczność korzystania z oprogramowania fakturowego i księgowego, które obsługuje faktury ustrukturyzowane.

Zapewniamy, że nasz system dla gastronomii – POSbistro – będzie gotowy, na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Twoje faktury będą spełniać nowe wymogi dot. wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Aktywnie pracujemy nad wdrożeniem integracji, żeby nasz system spełniał wszelkie wymogi, gdy Ministerstwo Finansów uruchomi omawianą usługę.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Metody uwierzytelnienia w KSeF to:

• Profil Zaufany – darmowe narzędzie
• Podpis Kwalifikowany zawierający atrybut NIP lub PESEL
• Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert)
• Pieczęć Kwalifikowana
• Token-(docelowo tokenw KSeF zostanie zastąpiony Certyfikatem KSeF)
• Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
• Certyfikat KSeF.

Co zrobić aby wystawić e-Fakturę w KSeF?

1. Posiadać oprogramowanie finansowo-księgowe zintegrowane z KSeF lub
2. Korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów: (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma, Aplikacja Mobilna KSeF)
3. Uwierzytelnić się w KSeF
4. Posiadać uprawnienie do wystawiania faktur
5. Przesłać plik .xml faktury 6. Otrzymać potwierdzenie wystawienia e-Faktury

Jakie korzyści wynikają z KSeF?

Z czasem każdy podatnik będzie musiał obowiązkowo dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur, nawet jeśli nie jest z tego powodu zadowolony. Dlatego też warto skupić się na zaletach, które przynosi to rozwiązanie. KSeF oznacza dla przedsiębiorców między innymi:

• Możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni),
• Brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji większości faktur,
• Brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur w KSeF faktura nie zaginie,
• Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur,
• Możliwość szybkiej zautomatyzowanej wymiany faktur elektronicznych między firmami,
• Możliwość automatycznego importowania danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego,
• Wprowadzenie jednolitego formatu faktury,
• Brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających,
• Uszczelnienie systemu podatkowego przez domniemanie autentyczności pochodzenia faktury,
• Bezpieczeństwo i nienaruszalność danych – gwarancja, że treść faktury znajdującej się w KSeF nie ulegnie zmianie.
  

Więcej informacji znajdziesz na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/