Kasy fiskalne online nadchodzą – o uldze na zakup kasy i kasach fiskalnych mających postać oprogramowania

To już trzeci wpis z cyklu #nadchodzifiskalizacjaonline! W dwóch poprzednich napisałam Ci już bardzo wiele o tym, jak od 1 stycznia 2021 roku będzie wyglądało ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas fiskalnych online, m.in. jakie obowiązki – stare i nowe – będą ciążyły na Tobie i jakie wymagania musi spełniać nowa kasa fiskalna online.

Jednak choć udało mi się poruszyć już wiele kwestii, z pewnością kilka z nich zostało jeszcze do omówienia. W tym jak zakładam, dość mocno interesująca wszystkich restauratorów, kwestia uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej online. Czy, kiedy i na jakich zasadach jest ona możliwa do uzyskania? Na pewno dowiesz się tego czytając poniższy wpis.

Ulga na zakup kasy fiskalnej online

Jednym z najczęściej zadawanych przez restauratorów pytań, jeżeli chodzi o obowiązkową wymianę kas fiskalnych na kasy fiskalne online, jest z pewnością uzyskanie ulgi na jej zakup. Wątpliwości te i pytania biorą się przede wszystkim stąd, że przeważnie każdy przedsiębiorca korzystał już kiedyś z przedmiotowej ulgi, stąd obawa, że nie będzie możliwe skorzystanie z ulgi po raz kolejny.

Mam jednak dla Ciebie dobrą wiadomość.

Prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy będzie przysługiwało zarówno tym restauratorom, którzy zostali objęci obowiązkiem wymiany dotychczasowej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online, jak i tym, którzy dopiero teraz po raz pierwszy będą się zaopatrywali w kasę fiskalną i będzie to od razu kasa fiskalna online. Pamiętaj również, że ulga na zakup kasy nie przysługuje w przypadku kas, które będą przez Ciebie używane na podstawie umów najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze.

Pamiętaj!
Nawet jeżeli poprzednio korzystałeś już z ulgi na zakup kasy fiskalnej, jeżeli jesteś objęty obowiązkiem wymiany kasy fiskalnej na kasę fiskalną online, możesz skorzystać z niej ponownie, pod warunkiem, że w wyznaczonym, granicznym terminie rozpoczniesz prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu nowej kasy fiskalnej online.

Co to oznacza? Mniej więcej tyle, że najpóźniej 1 stycznia 2021 roku – data graniczna dla gastronomii – powinieneś dokonać fiskalizacji nowej kasy fiskalnej online, nawet jeżeli pierwszej ewidencji sprzedaży zamierzasz dokonać nie 1 stycznia, ale dopiero w kolejnych dniach stycznia. I muszę Cię w tym miejscu ostrzec, że stanowisko Ministerstwa Finansów oraz Dyrektorów Izb Skarbowych jest w tym zakresie bardzo rygorystyczne. Obydwie te instytucje są zdania, że jeżeli nie dokonasz fiskalizacji kasy najpóźniej w dniu 1 stycznia 2021 roku… ulga na zakup kasy fiskalnej online nie będzie Ci się należała. Użyty w ustawie zwrot „w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych online” jest bowiem dla nich równoznaczny z fiskalizacją kasy, nie zaś pierwszą dokonaną transakcją sprzedaży. W związku z czym powinieneś dokonać takiej fiskalizacji najpóźniej w dniu 1 stycznia 2021 roku, choć nic nie stoi oczywiście nie przeszkodzie temu, aby zrobić to wcześniej.

Stanowisko to jest dość rygorystyczne, wiem o tym i powiem więcej – byłabym skłonna długo i żywo z nim polemizować, nawet w ramach formalnych pism i skarg – ale moją rolą tu na blogu jest ostrzec Cię jak się zachować, aby uniknąć kłopotów. Jeżeli zatem niepotrzebne Ci już w tym roku dodatkowe atrakcje, bo jak my wszyscy miałeś ich aż nadto, dla swojego bezpieczeństwa i pewności uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej online dokonaj jej fiskalizacji najpóźniej w dniu 1 stycznia 2021 roku, a tak naprawdę, z uwagi na okres świąteczny, nawet jeszcze kilka dni wcześniej. Jeżeli o fiskalizację chodzi jest w tym zakresie tylko jeden wyjątek i dotyczy on okresu zawieszenia działalności gospodarczej, ale o tym napiszę jeszcze poniżej.

Pamiętaj!
Aby zachować prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej  najpóźniej w dacie granicznej dla gastronomii – 1 stycznia 2021 roku powinieneś dokonać fiskalizacji kasy, niezależnie od tego kiedy zaewidencjonujesz pierwszą sprzedaż na kasie fiskalnej online.

Na rozliczenie ulgi na zakup kasy fiskalnej online masz bardzo ograniczony czas – musi to nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą tejże kasy fiskalnej. Co więcej, aby rozliczyć ulgę za zakup kasy fiskalnej online, musi ona zostać przez Ciebie zakupiona w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, o którym pisałam Ci już w poprzednim wpisie, musisz także posiadać fakturę dokumentującą jej zakup oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup. Co istotne, w nowych, znowelizowanych regulacjach zrezygnowano z tego, aby jednym z warunków uzyskania ulgi na zakup kasy fiskalnej, tak jak było to do tej pory, było złożenie przez podatnika przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji oświadczenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, które podatnik zamierza stosować do tej ewidencji.

Czy możesz zapłacić za kasę fiskalną online w ratach? Oczywiście, ale musisz pamiętać, że aby rozliczyć ulgę na zakup kasy fiskalnej online musisz dysponować potwierdzeniem zapłacenia całej ceny za jej zakup, a zatem ulga tak, ale dopiero po uiszczeniu ceny za całość i w terminie, o którym pisałam Ci powyżej.

Pewnie o tym wiesz, ale dla porządku przypomnę, że rozliczenie ulgi dokonuje się w ten sposób, że co do zasady kwota ulgi pomniejsza kwotę podatku należnego, a gdyby zdarzyło się, że tak że kwota wydana na zakup kasy fiskalnej online jest wyższa od kwoty podatku należnego, nadwyżka może Ci zostać zwrócona na Twój rachunek bankowy bądź może powiększyć kwotę podatku naliczonego do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy.

Co istotne, a czego pewnie się domyślasz, nie możesz odliczyć całej ceny zakupu kasy fiskalnej, a jedynie 90% tej ceny, nie więcej jednak niż kwotę 700 złotych. Czy kwota ta przysługuje jednej restauracji tylko w odniesieniu do jednej kasy fiskalnej? Nie. Przysługuje Ci ulga na zakup tylu kas fiskalnych online, ile zdecydujesz się kupić. Jest tylko jeden dodatkowy warunek – aby mogła zostać udzielona Ci ulga, musisz rozpocząć prowadzenie ewidencji przy użyciu każdej z tych kas nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Nie możesz zatem kupić kas fiskalnych na zapas, z założeniem, że teraz rozliczysz ulgę, a samą ewidencję za ich pomocą rozpoczniesz kiedy będzie Ci to potrzebne – ustawodawca wyraźnie ogranicza, że ewidencja za pomocą każdej z kas musi się rozpocząć nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia sprzedaży przez podatnika.

Pamiętaj również, że ulgę można stracić. Kluczowy będzie tu okres 3 lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży, bo tylko w tym okresie możesz zostać zobowiązany do zwrotu odliczonych lub zwróconych Ci kwot wydanych na zakup kas fiskalnych. Cofnięcie możliwe będzie w 4 przypadkach;

1. gdy zakończysz prowadzenie działalności gospodarczej,
2. gdy nie poddasz kas fiskalnych obowiązkowemu przeglądowi technicznemu, w terminach określonych przez ustawodawcę, o których już resztą pisałam w ramach naszego cyklu #nadchodzifiskalizacjaonline, może to być zatem, obok kary pieniężnej w kwocie 300 złotych, już druga sankcja jaka może spotkać Cię za brak pilnowania terminów obowiązkowych przeglądów technicznych kasy rejestrującej,
3. gdy trwale zaprzestaniesz prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy,
4. gdy naruszysz obowiązki polegające na zapewnieniu połączenia umożliwiającego przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną online a Centralnym Repozytorium Kas – oczywiście w przepisach nie jest to doprecyzowane, ale zakładam, że aby pozbawić Cię ulgi na zakup kasy fiskalnej online, naruszenie tego obowiązku będzie musiało zaistnieć wielokrotnie, musi być uporczywe – jednym słowem będzie musiało być poważne, a nikomu nie przyjdzie do głowy żeby podejmować tak daleko idące kroki z jakiegoś błahego powodu.

Oczywiście, poza wypadkiem, w którym zdecydujesz się na zaprzestanie prowadzenia działalności gospodarczej, zwrot odliczonych lub zwróconych kwot wydanych na zakup kasy fiskalnej online będzie odnosił się tylko do tych kas fiskalnych, których dotyczyły będą wskazane wyżej naruszenia lub za pomocą, których trwale zaprzestaniesz prowadzenia ewidencji sprzedaży.

Fiskalizacja a zawieszenie działalności gospodarczej

Tak jak obiecałam, wrócę jeszcze na moment do problemu fiskalizacji kasy fiskalnej online i terminu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas fiskalnych online, którego zarówno Ministerstwo Finansów, jak i Dyrektorzy Urzędów Skarbowych nie wiążą z dniem dokonania pierwszej ewidencji sprzedaży, ale wyłącznie z datą nadejścia daty granicznej obowiązku używania wyłącznie kas fiskalnych online przez określonych przedsiębiorców.

Jak zatem sytuacja wygląda w przypadku, gdy z uwagi na trudną sytuację gospodarczą związaną z epidemią koronawirusa bądź z uwagi na jakikolwiek inny powód (przyczyna nie ma znaczenia) zawiesiłeś prowadzoną  działalność gospodarczą? Oczywiście mam na myśli formalne zawieszenie działalności gospodarczej poprzez odpowiedni wpis do CEIDG, a nie tylko zaprzestanie prowadzenia działalności chociażby poprzez czasowe zamknięcie restauracji, bez podjęcia odpowiednich kroków prawnych.

Musisz bowiem pamiętać, że w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może co prawda wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, jednocześnie musi jednak wykonywać wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa, a co za tym idzie teoretycznie powinien również dokonać obowiązkowej wymiany kasy fiskalnej na kasę fiskalną online.

Z korzyścią dla przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność gospodarczą, na szczęście Ministerstwo Finansów zajęło w tym zakresie stanowisko wychodzące naprzeciw interesom przedsiębiorcy, uznając iż nie musi on wymieniać kasy fiskalnej na kasę fiskalną online w czasie, w którym prowadzona przez niego działalność gospodarcza pozostaje zawieszona, aby zatem zachować prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy fiskalnej online przedsiębiorca musi być gotowy do ewidencjonowania sprzedaży w dniu wznowienia prowadzenia działalności gospodarczej.

Pamiętaj!
Jeżeli w dniu 1 stycznia 2021 roku Twoja działalność gospodarcza będzie pozostawała zawieszona, nie musisz kupować kasy fiskalnej online ani dokonywać jej fiskalizacji do tego dnia. Musisz jednak dokonać fiskalizacji nowej kasy fiskalnej online nie później niż pierwszego dnia po wznowieniu prowadzenia działalności gospodarczej.

Kasa fiskalna w formie oprogramowania? Czemu nie!

Ostatnim zagadnieniem jakie chciałabym poruszyć w cyklu #nadchodzifiskalizacjaonline jest możliwość używania zamiast tradycyjnej kasy fiskalnej… kasy fiskalnej w postaci oprogramowania, którego możesz używać na tablecie czy smartfonie. Jest to tak zwana kasa wirtualna, która w odróżnieniu od kasy fiskalnej online nie tylko będzie automatycznie przesyłała dane do Centralnego Repozytorium Kas, ale nie będzie także miała w ogóle postaci fizycznej. Jak sama nazwa brzmi będzie to oprogramowanie, coś na kształt aplikacji, które będzie wymagało podłączenia do drukarki drukującej paragony fiskalne dla klientów restauracji.

Podobnie jak w przypadku kas fiskalnych online, ustawodawca umożliwia co prawda wydawanie klientom
e-paragonów, jednak tylko w takim wypadku kiedy nasz klient się na to zgodzi. Podstawową formą wydawania paragonów fiskalnych, w dalszym ciągu pozostanie zatem paragon drukowany.

Co ważne, nie wszyscy przedsiębiorcy będą mogli korzystać z tego rozwiązania, jednak gastronomia – a dokładnie PKD: 56.10, 56.21, 56.29 i 56.30 – została zakwalifikowana do branż, w których w celu ewidencjonowania sprzedaży mogą być używane kasy fiskalne mające postać oprogramowania.

Tak, to między innymi wszelkiego rodzaju POS-y, które w większości albo już zostały dostosowane albo niedługo zostaną dostosowane tak, by spełniały wszystkie wymagania kasy wirtualnej.

Co istotne, kasy wirtualne będą musiały spełniać takie same warunki jak kasy fiskalne online – przesyłać dane do Centralnego Repozytorium Kas oraz przejść proces certyfikacji realizowany przez Prezesa Głównego Urzędu Miar, przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji trzeba będzie dokonać ich fiskalizacji, a w przypadku zakończenia przez kasę wirtualną pracy w trybie fiskalnym, nie będzie możliwe prowadzenie ewidencji przy użyciu tej kasy wirtualnej.

Jak zatem widzisz, dla branży takiej jak gastronomia, skorzystanie z systemu POS, który będzie miał jednocześnie wbudowaną opcję pełnienia funkcji kasy fiskalnej wydaje się być rozwiązaniem niemal idealnym. Prostszym w obsłudze (skoro dwa oprogramowania, urządzenia możemy połączyć w jedno) i tańszym (skoro odpada nam konieczność dokonania zakupu kasy fiskalnej online). I – choć tu musisz mi uwierzyć na słowo – absolutnie nie piszę tego dlatego, że ten cykl wpisów opublikowany będzie akurat na stronie jednego z systemów POS. Piszę to tylko i wyłącznie dlatego, że faktycznie to rozwiązanie wydaje się dla gastronomii optymalne. A jak będzie z pewnością będziemy mieli okazję zweryfikować już niedługo 🙂

Tym sposobem zdaję się, że przebrnęliśmy wspólnie przez całość przepisów regulujących w zasadzie na nowo zasady dokonywania ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej online. Począwszy od kas fiskalnych online, które w branży gastronomicznej powszechne zastosowanie znajdą już za niecały miesiąc – 1 stycznia 2021 roku aż do kasy fiskalnej w postaci oprogramowania – tzw. wirtualnej kasy, która w ogóle nie będzie miała fizycznej postaci możemy zobaczyć jak wiele zmian szykuje nam ustawodawca. Dlatego #nadchodzifiskalizacjaonline to z pewnością nie tylko pusty frazes, ale niemal całkowita zmiana w podejściu do zasad ewidencji sprzedaży. Oczywiście zdaję sobie sprawę z tego, że nie udało mi się omówić wszystkich problemów praktycznych. Co więcej, wielu problemów praktycznych jeszcze nie znamy, zdamy sobie z nich sprawę dopiero po zaopatrzeniu się w kasy fiskalne online bądź wirtualne i korzystaniu z nich na co dzień.

Niemniej mam nadzieję, że na ten moment wiesz o kasach fiskalnych online i kasach wirtualnych dokładnie tyle, ile pozwoli Ci odpowiednio przygotować się na nadejście 1 stycznia 2021 roku. Pamiętaj tylko o fiskalizacji, aby nie utracić prawa do otrzymania ulgi na zakup kasy fiskalnej 🙂

A jeżeli masz lub będziesz miał jakiekolwiek pytania związane z nowymi zasadami korzystania z kas fiskalnych online i kas wirtualnych, zapraszam Cię do kontaktu, a przede wszystkim odwiedzenia bloga: przepisnagastronomie.pl

Adwokat Marta Kosecka