5 cech, w których kasy wirtualne będą prawdopodobnie lepsze od kas online

Kasy rejestrujące w formie oprogramowania, o których czytamy w projekcie rozporządzenia Ministerstwa Finansów, mają być dla przedsiębiorców korzystniejszą cenowo alternatywą w porównaniu z kasami online.

Tym samym, mają zachęcać podatników do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej, co ułatwi administracji skarbowej zapobieganie nieopodatkowanej sprzedaży. Kasa wirtualna może okazać się o wiele lepszym wyborem, nie tylko ze względu na cenę. Poniżej przedstawiamy 5 powodów, w których planowane kasy wirtualne wyprzedzają kasy online.

1.Cena 

Ministerstwo Finansów widząc, że cena kasy fiskalnej odstrasza wielu podatników, a tym samym bywa powodem nierejestrowanej sprzedaży detalicznej, zdecydowało się wprowadzić na rynek mniej kosztowną alternatywę. Kasy w formie oprogramowania mają tę zaletę, że nie będą wymagały zakupu drogiego sprzętu, by działać. Aplikacje mogą być instalowane na komputerach, tabletach, laptopach i na tych urządzeniach możemy się spodziewać kas fiskalnych w przyszłości. Jedynym wymaganym urządzeniem do rejestrowania sprzedaży z użyciem kasy wirtualnej będzie drukarka. Chociaż e-paragony są w planach, Urząd Skarbowy uznał, że konsumenci powinni za każdym razem otrzymać papierowy wydruk, stanowiący dowód zakupu. Podsumowując, jedynym kosztem będzie zakup oprogramowania (najprawdopodobniej w formie abonamentowej) i jakiejś niedrogiej drukarki (bez homologacji). 

2. Kasa i oprogramowanie dla gastronomii w jednym

Jako oprogramowanie komputerowe, kasy wirtualne będzie można rozbudowywać o nowe funkcjonalności, dostosowane do specyfiki prowadzonego biznesu. Zdaniem Zbigniewa Makowskiego, Zastępcy Dyrektora Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów, “kasa w postaci oprogramowania daje też nowe możliwości samym podatnikom. Zainteresowana nimi jest m.in. branża gastronomiczna, gdzie kasę fiskalną będzie można połączyć z adresowanymi do kelnerów np. programami dotyczącymi wydawania posiłków. Nowy rodzaj kas może się cieszyć dużą popularnością wśród sprzedawców sezonowych.” 

Kasy wirtualne będą mogły stanowić kompletne rozwiązanie technologiczne dla gastronomii. System POS łączy w sobie funkcje przydatne na stanowisku kasjera, kucharza, dostawcy, zbiera dane na temat sprzedaży, umożliwia prowadzenie wirtualnego magazynu, daje możliwość właścicielowi podglądu i analizy danych oraz znacząco usprawnia proces składania i obsługiwania zamówień. Takie funkcje pełni już POSbistro.

3. Funkcje kasy online

Kasy online, jako próba cyfryzacji sprzedaży detalicznej, są już wykorzystywane na polskim rynku. Charakteryzują się tym, że w odróżnieniu do wcześniejszych kas fiskalnych, są podłączone do internetu i przesyłają na bieżąco dane do Centralnego Rejestru Kas, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. 

Kasy wirtualne, jako z założenia oprogramowanie mobilne jest przystosowane do internetowego przesyłu danych, dlatego może pełnić identyczne funkcje co kasy online. Jednak oprócz tych podstawowych funkcji może mieć też wiele innych zastosowań, o których mowa w kolejnym punkcie.

4. Łatwy proces fiskalizacji i użytkowania

Korzystanie z tradycyjnych kas fiskalnych wiąże się z wieloma obowiązkami, które spoczywają na przedsiębiorcy. Oprócz rejestracji w urzędzie i fiskalizacji, kasy online wymagają regularnych płatnych serwisów i są zaprojektowane tak, żeby po kilku latach użytkowania należało wymienić pamięć urządzenia na nową, co również musi zostać odnotowane w urzędzie. Podatnicy muszą pamiętać także o skrupulatnym prowadzeniu dokumentacji, wysyłaniu raportów, restrykcyjnych przepisach dotyczących sprzedaży bez paragonu, obowiązku posiadania zapasowych kas, itd. Kasy wirtualne natomiast, jako oprogramowanie komputerowe, nie wymagają regularnych serwisów czy wymiany pamięci – wszystkie operacje będą najprawdopodobniej przeprowadzane i zapisywane w tzw. wirtualnej chmurze. Podatnik nie musi przejmować się tym, że jego sprzęt jest przestarzały, ponieważ kasy będą mogły przechodzić kolejne aktualizacje, a tym samym dostosowywać się do zmieniających się przepisów czy wymagań bez konieczności zakupu kosztownego sprzętu.

5. Krok w przyszłość

Sprzęt fiskalny posiada swoje ograniczenia – gdy nadchodzi znaczna zmiana nie ma innego wyjścia jak wymienić kosztowne sprzęty na nowe. Z taką sytuacją spotykamy się dzisiaj – nowe przepisy wymuszają na przedsiębiorcach wymianę kas na kasy online. W przypadku kas mających postać oprogramowania sprzęt, na których działają, łatwo można zmienić, bez większych konsekwencji dla procesu ewidencjonowania sprzedaży. Aktualizacje oprogramowania to oczywista sprawa, gdy mówimy o aplikacjach mobilnych, dlatego kasy wirtualne zwiastują dostęp do stabilnego systemu rejestracji sprzedaży, odpornego na zmiany przepisów. 

Cyfryzacja życia, handlu i gospodarki nieustannie idzie do przodu również w administracji państwowej. Wybór rozwiązań podyktowanych najnowszymi zdobyczami technologii, zapewnia nie tylko optymalizację procesów, ale w dłuższej perspektywie może okazać się bardzo opłacalną decyzją.