Kasy fiskalne online nadchodzą! O drodze, powodach i zakresie wprowadzenia obowiązkowych kas fiskalnych online w gastronomii

Kasy fiskalne online nie tylko stały się faktem, ale raczej nie ma już od nich odwrotu. Mimo ciężkiej sytuacji panującej na rynku gastronomicznym, Ministerstwo Finansów od wielu tygodni zarzeka się, że nie dojdzie do ponownego przesunięcia wejścia w życie obowiązku posiadania – między innymi przez branżę gastronomiczną – kas fiskalnych online. W ten sposób już od 1 stycznia 2021 roku branża gastronomiczna będzie miała obowiązek stosowania kas fiskalnych online zamiast tradycyjnych kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Mimo tego, że do Nowego Roku zostało całkiem mało czasu, a moment wejścia w życie obowiązku stosowania przez gastronomię kas fiskalnych online nie tylko był przesuwany, ale najpierw przeszedł długą i niespieszną ścieżkę legislacyjną, powszechnie można odnieść wrażenie, że wiele osób związanych z gastronomią nadal nie wie, że już za kilkanaście dni musi posiadać obowiązkowo kasę fiskalną online. A nawet te osoby, które wiedzą, że taki obowiązek niedługo wejdzie w życie nie do końca zdążyły poznać nowe przepisy.

Stąd właśnie pomysł oraz inicjatywa, aby właśnie teraz, kiedy masz jeszcze chwilę czasu na wdrożenie w swojej restauracji nowych przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2021 roku, kompleksowo przedstawić Ci całą wiedzę na temat kas fiskalnych w gastronomii, zarówno tych online, jak i samych zasad korzystania z kas fiskalnych. Dowiesz się czy cała gastronomia ma obowiązek korzystania z kas fiskalnych? Czy też są w tym zakresie jakieś wyjątki? A w zakresie kas fiskalnych online – czy ustawodawca przewidział jakiś wyjątek? Czy też począwszy od 1 stycznia 2021 roku wszystkie placówki gastronomiczne zobowiązane będą do stosowania kas fiskalnych online? A może jest jeszcze inna alternatywa dla konieczności wyposażenia się w najbliższym czasie w kasy fiskalne online?

O tym wszystkim przeczytasz nie tylko poniżej, ale w kilku kolejnych wpisach z cyklu #nadchodzifiskalizacjaonline! 

Zacznijmy od początku

Już w 2018 roku Ministerstwo Finansów hucznie zapowiadało, iż z początkiem 2019 roku pierwsze branże będą miały obowiązek stosowania kas fiskalnych online, a z biegiem czasu urządzenia te całkowicie zastąpią używane do tej pory kasy fiskalne z elektronicznym bądź papierowym zapisem kopii.

Prace legislacyjne nie szły jednak tak szybko jak się spodziewano, stąd zapowiadany prawdopodobny termin wejścia w życie obowiązku posługiwania się kasami fiskalnymi online był wielokrotnie przesuwany, choć sam projekt ustawy trafił do Sejmu już 27 kwietnia 2018 roku. Ostatecznie zaś 15 marca 2019 roku Sejm uchwalił wreszcie długo oczekiwaną nowelizację przepisów[1], zgodnie z którą począwszy od dnia 1 lipca 2020 roku branża gastronomiczna, a także hotelarska zobowiązane miały być do stosowania kas fiskalnych online.

Równo rok później, niespełna 5 miesięcy przed nadejściem tego terminu wydarzyła się kolejna zupełnie niespodziewana rzecz, która przeszkodziła wejściu w życie nowych przepisów tak jak planowano, z dniem 1 lipca 2020 roku. Z uwagi na wybuch epidemii SARS CoV – 2 i ogłoszenie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii, który w zasadzie trwa do dziś, ustawodawca wydłużył termin na zaopatrzenie się w nowe kasy fiskalne online do dnia 1 stycznia 2021 roku.

Stąd też duża część branży liczyła, że tym razem będzie podobnie i że w związku z narzuconymi gastronomii obostrzeniami, ustawodawca ponownie przesunie termin rozpoczęcia obowiązywania regulacji, w myśl których branża gastronomiczna objęta zostanie obowiązkiem wymiany dotychczasowych kas fiskalnych na kasy fiskalne online. Jak już jednak zapewne wiesz, nie stało się tak do dnia dzisiejszego, co więcej – Ministerstwo Finansów twardo obstaje przy tym, że nie ma co liczyć na to, iż nastąpi w tym zakresie jakakolwiek zmiana stanowiska.

A skoro mamy już dziś prawie połowę grudnia należy założyć, że faktycznie prawdopodobnie nie dojdzie już na tym tle do żadnych zmian i począwszy od 1 stycznia 2021 roku gastronomia objęta będzie obowiązkiem dokonania wymiany kas fiskalnych na kasy fiskalne online.

Branża wybrana

Co ciekawe, nie dla wszystkich branż ustalono takie sztywne terminy obowiązku wymiany dotychczasowych kas fiskalnych. Powiem więcej, ustalono je dla niewielkiej, wybranej grupy przedsiębiorców, w tym między innymi branży gastronomicznej, paliwowej, prawniczej, fryzjerskiej czy budowlanej. Jakim kluczem się kierowano? Tego akurat Ministerstwo Finansów nigdy nie ukrywało – głównym celem wprowadzenia kas fiskalnych online jest walka z szarą strefą, a więc próba doprowadzenia do sytuacji, aby cała sprzedaż, która ma miejsce w restauracjach i innych placówkach gastronomicznych był ewidencjonowana na kasie fiskalnej, a co za tym idzie, aby cała dokonywana sprzedaż stanowiła podstawę obliczenia podatku, który jesteś zobowiązany zapłacić.

Nieprzypadkowo już w październiku 2018 roku urzędy skarbowe w całej Polsce rozpoczęły akcję „Stop szarej strefie”, w ramach której prowadzono kontrole mające na celu sprawdzanie prawidłowości ewidencjonowania obrotów za pomocą kas fiskalnych, a urzędnicy skarbowi skupili się między innymi na przedsiębiorcach, których poziom deklarowanych obrotów ich zdaniem był nieadekwatny do rzeczywistych rozmiarów prowadzonej działalności.

Kolejnym krokiem czy też etapem tej kontroli, a na pewno środkiem do większych możliwości kontrolowania przedsiębiorców, w tym przedsiębiorców działających w branży gastronomicznej, ma zaś być obowiązek korzystania z kas fiskalnych online.

Nowe kasy fiskalne online umożliwiały bowiem będą zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych do Centralnego Repozytorium Kas, zaś Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępniał będzie zgromadzone dane ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, dyrektorom izb administracji skarbowej, naczelnikom urzędów skarbowych i naczelnikom urzędów celno-skarbowych, oczywiście każdemu w zakresie ich kompetencji.

Jak to rozwiązanie się sprawdzi i na ile faktycznie pozwoli wyeliminować praktykę wręczania gościom restauracji paragonów kelnerskich zamiast fiskalnych, a na ile narazi na niepotrzebne koszty całe rzesze restauratorów, którzy od lat nie mieli problemów z prawidłowym ewidencjonowaniem sprzedaży na kasie fiskalnej? Tego dowiemy się dopiero, kiedy kasy fiskalne online będą obowiązywały już przez jakiś czas, jednak na dzień dzisiejszy, osobiście jestem bardzo sceptyczna co do tak dużych oczekiwań w stosunku do nowo wprowadzanych kas fiskalnych online.

Pamiętaj!
Rachunek kelnerski nie zastępuje paragonu! Możesz go wręczyć Klientowi razem z paragonem, nigdy zamiast niego. Więcej przeczytasz na ten temat w tym miejscu: Dekalog fiskalny kelnera według ministerstwa sprawiedliwości

Rozumiem, co prawda, iż stały i niemal bezpośredni dostęp urzędników skarbowych do danych z kasy fiskalnej online ma zapewnić im możliwość dokonywania nieustającej analizy przekazywanych danych i reagowania w podejrzanych sytuacjach – kiedy dany podmiot osiągał będzie zbyt niskie przychody jak na rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej – niemniej od zauważenia podejrzanej sytuacji do udowodnienia faktu nieewidencjonowania transakcji za pomocą kasy fiskalnej i pociągnięcia danego podmiotu do odpowiedzialności z tego tytułu całkiem daleka droga. Sama jestem ciekawa na ile skutecznym narzędziem do walki z szarą strefą okażą się kasy fiskalne online.

Kontrola czy postęp?

Moim zdaniem, wprowadzenie kas fiskalnych online to raczej pewnego rodzaju ewolucja w podejściu do dokumentowania dokonywanej sprzedaży aniżeli zapowiadana rewolucja. Mimo, iż termin jej wprowadzenia jest mocno nietrafiony (zwłaszcza dla branży gastronomicznej)), nie może moim zdaniem dziwić, że wraz z niesłychanym rozwojem Internetu w ostatnich latach wprowadza się na rynek kasy fiskalne online, które będą umożliwiały zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych pomiędzy kasą fiskalną a Centralnym Repozytorium Kas.

Co więcej, wchodzące w życie nowe przepisy wprowadzają także (wreszcie!) możliwość posługiwania się e-paragonami czy prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, mających postać oprogramowania, a więc takich których używać będzie można z poziomu tabletu czy nawet smartfona. Można zatem naprawdę potraktować nadchodzące zmiany jako znaki czasu, które zachodzą w podejściu do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Branża gastronomiczna, czyli kto?

Wiesz już kiedy i dlaczego, pora wreszcie się dowiedzieć kto ma obowiązek stosowania począwszy od 1 stycznia 2021 roku kas fiskalnych online. Do tej pory ciągle posługiwałam się bowiem zwrotem branża gastronomiczna. Czy jednak cała branża gastronomiczna jest objęta obowiązkiem wymiany dotychczasowej kasy fiskalnej na kasę fiskalną online? Nie! Zatem kogo pominął czy też uwolnił od tego obowiązku ustawodawca? Kiedy zadaję to pytanie restauratorom, słyszę najczęściej, że lokalom gastronomicznym działającym sezonowo. Jednak to odpowiedź błędna.

Ustawodawca wprost wskazuje bowiem, że obowiązek wymiany kas fiskalnych online obejmuje świadczenie usług związanych z wyżywieniem, świadczonych wyłącznie przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo.

Skoro zatem obowiązkiem wymiany kasy fiskalnej na kasę fiskalną online objęte zostały zarówno punkty gastronomiczne działające cały rok, jak i te, które działają wyłącznie sezonowo, być może wyłączenia szukać należy w drugim z podziałów punktów gastronomicznych (obok stałych i sezonowych), dzielącym je na placówki stacjonarne i niestacjonarne?

Dokładnie tak. Ustawodawca nie objął obowiązkiem wymiany kas fiskalnych na kasy fiskalne online niestacjonarnych placówek gastronomicznych, a więc tak popularnej dziś mobilnej gastronomii – food trucków, rowerów czy wózków gastronomicznych.

Celowo czy przypadkowo – tego nie wiemy, w każdym razie obowiązkiem używania kas fiskalnych online począwszy od 1 stycznia 2021 roku objęte są wyłącznie te punkty gastronomiczne, które świadczą swoje usługi stacjonarnie, a więc w określonej, stałej lokalizacji.

Uwaga! Obowiązkowej wymianie kasy fiskalnej rzecz jasna nie podlegają również przedsiębiorstwa cateringowe. Dlaczego? Dlatego, że nie są to placówki gastronomiczne.

Pamiętaj!
Obowiązek wymiany kas fiskalnych na kasy fiskalne online dotyczy restauratorów prowadzących stacjonarne placówki gastronomiczne, nawet jeżeli są to tylko placówki sezonowe.
Jedynie prowadząc mobilną placówkę gastronomiczną, przykładowo food trucka, nie masz obowiązku wymiany kasy fiskalnej na kasę fiskalną online począwszy od 1 stycznia 2021 roku.

Food trucki zawsze na uprzywilejowanej pozycji?

Skoro wiesz już, że jedynym wyjątkiem od wprowadzenia począwszy od 1 stycznia 2021 roku w gastronomii kas fiskalnych online są ruchome placówki gastronomiczne, wiesz może również  z jakiego innego wyjątku korzystają te placówki i to także w odniesieniu do obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej?

Otóż jedynie ruchome placówki gastronomiczne mają możliwość nieewidencjonowania swojej sprzedaży na kasie fiskalnej od pierwszego dnia swojej działalności. W tym przypadku obowiązek ten powstaje dopiero, kiedy obrót liczony w jednym roku podatkowym, przekroczy kwotę 20.000 złotych, chyba że taka ruchoma placówka gastronomiczna planuje również sprzedaż alkoholu. Wówczas nie może ona skorzystać z możliwości zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania dokonywanej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, ale od pierwszego dnia prowadzonej działalności musi ona być w całości rejestrowana za pomocą kasy fiskalnej, niezależnie od osiąganych obrotów[1].

Pamiętaj!
Świadczenie usług gastronomicznych, a także usług cateringowych wymaga rejestrowania dokonywanej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej bez względu na wysokość obrotu, jedynym wyjątkiem jest prowadzenie działalności w formie food trucku – w takim przypadku obowiązek ten powstaje dopiero kiedy ich obrót przekroczy kwotę 20.000 złotych w roku podatkowym, chyba, że w swoim food trucku sprzedajesz również alkohol – sprzedaż alkoholu wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia.

Ostatecznie mam nadzieję, że wiesz już jakie zmiany się szykują i czy działając w branży gastronomicznej masz obowiązek stosowania od 1 stycznia 2021 roku kasy fiskalnej online. W kolejnych wpisach z cyklu #nadchodzakasyfiskalneonline postaram się zaś opisać Ci więcej szczegółów obowiązywania nowych przepisów!

[1] rozporządzenie Ministra Finansów  w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 28 grudnia 2018 roku (Dz. U. z 2018 roku, poz. 2519)

[1] ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2020 roku, poz. 106)

Jeżeli masz lub będziesz miał jakiekolwiek pytania związane z nowymi zasadami korzystania z kas fiskalnych online i kas wirtualnych, zapraszam Cię do kontaktu, a przede wszystkim odwiedzenia bloga: przepisnagastronomie.pl

Adwokat Marta Kosecka