Gospodarka magazynowa w gastronomii

Prowadzenie magazynu w gastronomii to jedno z najbardziej niedocenianych przez restauratorów narzędzi, które nierzadko decyduje o powodzeniu biznesu. Im szybciej zrozumiesz, jak kluczowym elementem jest prowadzenie gospodarki magazynowej, tym rychlej dowiesz się, jak efektywnie zarządzać własnym lokalem i zwiększać zyski z jego prowadzenia.

Co prawda przepisy podatkowe nie nakładają na mniejszych przedsiębiorców, czy spółki cywilne obowiązku prowadzenia magazynu, ale to nie oznacza, że każdy powinien tę sprawę bagatelizować. Prowadzenie gospodarki magazynowej, to jedna z rzeczy, które prowadzone sumiennie przez długi czas, procentują i pozwalają przedsiębiorcy lepiej poznać swój biznes, a co za tym idzie, również swoich klientów.

Wiadomo, nie każdego stać na pracownika, który będzie dbał o magazyn, dlatego często to zadanie powierza się kucharzom czy pomocnikom kuchennym. Niezależnie od tego, kto sprawuje tę funkcję, warto ułatwić mu to zadanie w postaci zainstalowania odpowiedniego oprogramowania, które znacznie przyspiesza, a w niektórych przypadkach nawet automatyzuje pracę związaną z prowadzeniem magazynu.

Najważniejsze moduły, bez których ani rusz

Zanim zdecydujemy się na zakup właściwego oprogramowania, warto zwrócić uwagę, czy posiada on trzy podstawowe moduły:

• Asortyment – miejsce, gdzie znajduje się baza wszystkich wykorzystywanych surowców i produktów, można je tu ciągle dodawać – najlepiej w takich jednostkach w jakich przyjmujemy dostawę, czyli np. kg, litr itp.
• Magazyn – tutaj wprowadzamy dostawy, tworzymy szablony dostaw, oraz przeprowadzamy inwentaryzację,
• Zamówienia – poprzez ten moduł, możliwe jest składanie gotowych zamówień do dostawcy

FIFO  (first in first out) – złota zasada gastronomii, która mówi o tym, że najpierw z magazynu schodzi produkt, który jest najstarszy. Warto dowiedzieć się, czy oprogramowanie, które chcemy wybierać posiada funkcję kontrolowania FIFO, gdyż może to mieć kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku zmieniających się cen od dostawców.

Zdaję sobie sprawę, że nie wszystkie restauracje stać na zintegrowane systemy informatyczne, zakup specjalnego oprogramowania i zatrudnienie osoby, która będzie potrafiła je obsługiwać. Jednak zapewniam, że im wcześniej restaurator wpadnie na genialny plan zinformatyzowania swojego lokalu,  tym szybciej pozna prawdę o rzeczywistych stratach w swojej działalności. –  polski kucharz, prezes Stowarzyszenia Kucharzy Polskich, na portalu kucharze.pl

Pilnuj dostawców i wysyłaj zamówienia błyskawicznie

Oprogramowanie powinno również pokazywać nam również historię zamówień od dostawców z uwzględnieniem cen za konkretne produkty. Jest to kluczowa kwestia, ponieważ pozwala nam kontrolować ustalenia, a także wychwycić nieprawidłowości ze strony kontrahentów, którzy nierzadko podnoszą ceny mimo wcześniejszych ustaleń.

System powinien nam więc pomóc w komunikacji i kontroli kontrahentów. Najnowsze systemy posiadają już funkcję przesyłania zamówień do dostawcy za pomocą maila, bezpośrednio z systemu. Wybieramy tylko, co chcemy zamówić lub używamy gotowego szablonu zakupów i przesyłamy je bezpośrednio do konkretnego hurtownika. Funkcja ta pozwala zaoszczędzić masę czasu, związaną ze spisem niezbędnych produktów oraz kontaktem z przedstawicielem handlowym.

Doceń siłę raportów

Prowadzenie gospodarki magazynowej, pozwala nam na generowanie wartościowych raportów, niezbędnych do właściwego rozliczenia funkcjonowania systemu. Najważniejsze z raportów to:

1. Dokumenty magazynowe – to raport, który pokazuje m.in.:

• łączną kwotę wydaną na dostawy w wybranym przez nas przedziale czasowym
• kwotę rozchodów
• inwentaryzacje
• wszystkie operacje na magazynie

2. Raport kosztów – powie nam jaki ponieśliśmy koszt z danego magazynu.

3. Wycena magazynu – powie nam ile w tym momencie wart jest towar na naszym magazynie.

4. Lista zakupów – powie nam, co kończy się w magazynie, na podstawie ustawionych przez nas wcześniej parametrów odnośnie minimalnego i optymalnego stanu danego produktu. Jeśli liczba sztuk lub jednostek jest poniżej minimalnego stanu, rzecz ta automatycznie dodaje się na listę zakupów.

5. Raport zmian w magazynie – informuje nas o każdym produkcie, ile dostaw a ile rozchodów.

6. Raport wg produktów i dostaw – tutaj możemy podejrzeć każdego dostawcę i co od niego kupiliśmy. Możemy go wygenerować za wybrany okres, co pozwoli nam porównać ceny danego produktu i dostaw, a co za tym idzie – sprawdzić, czy ustalone ceny dostaw się zgadzają.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjonalności POSbistro, pobierz darmowe demo. 👇