Jak chronić biznes gastronomiczny przed nadużyciami pracowników?

Prowadzisz lokal gastronomiczny i nie wiesz, jak zabezpieczyć się przed ewentualnymi nadużyciami ze strony pracowników? Zatrudniasz nowe osoby i nie jesteś pewny, czy możesz im ufać? Badania pokazują, że problem działania pracowników na szkodę pracodawcy, w naszym kraju dotyka większość właścicieli biznesów. Jeśli chcesz temu zapobiec, wykorzystaj możliwości systemu POS. Podpowiadamy, jak nowoczesna technologia może pomóc Ci chronić Twój biznes, nawet gdy nie ma Cię na miejscu.

Indywidualne konto pracownika

Za duża swoboda w dostępie pracowników do informacji firmowych mogłaby okazać się niebezpieczna. System POS daje Ci możliwość stworzenia indywidualnego konta dla każdego pracownika, który z niego korzysta. Tworząc takie konto, nadajesz konkretnej osobie wyłącznie te uprawnienia i dostępy, jakie chcesz by posiadała. Dzięki właściwej konfiguracji uprawnień zmniejszasz ryzyko wystąpienia nadużyć, bo pracownicy nie będą wykorzystywać danych, do których nie powinni mieć dostępu. 

Nadawanie uprawnień to również dobra metoda kontroli pracowników. Możesz odgórnie ustalić, które osoby mogą udzielać zniżek klientom i na jakie wartości, więc pracownicy nie będą ich nadmiernie wykorzystywać. Dodatkowo, warto zadbać także o kwestię zatwierdzania operacji, które mogłyby wpłynąć na wartości rachunków. System POSbistro pozwala udostępnić te funkcje wyłącznie menedżerom lokalu. 

Indywidualne, zahasłowane konta pracownicze są także idealnym sposobem, by wykryć ewentualne pomyłki. Jeśli dojdzie do jakiegoś błędu, będziesz mógł od razu sprawdzić, kto wtedy był na zmianie i szybciej odkryć, co właściwie się stało. Dodatkowo, każdy pracownik będzie bardziej pilnował transakcji, gdyż będzie mieć świadomość, że osobiście odpowiada za każdą z nich i nie ma odpowiedzialności zbiorowej.

Więcej na temat efektywności pracy osób w gastronomii pisaliśmy we wpisie: Jak mierzyć produktywność pracowników w biznesie gastronomicznym? na stronie siecigastronomiczne.pl

Kontrola czasu pracy

Warto na bieżąco monitorować czas pracy załogi, dzięki logowaniu się w systemie przed rozpoczęciem zmiany i wylogowywaniu się po jej ukończeniu. Standardowe pracownicze listy obecności zazwyczaj poniewierają się gdzieś po zapleczu lub są uzupełniane z góry, a następnie czekają na przekazanie ich do kadr. Jedyna informacja, którą możesz z nich wyciągnąć to, kiedy dany pracownik był na zmianie. Nie wiesz jednak nic o przerwach lub ewentualnych spóźnieniach. Dzięki systemowi POS z opcją ewidencji czasu pracy, jako właściciel widzisz, ile dokładnie pracownik przepracował godzin, ile wynoszą jego przerwy, a także ilu gości, jakie rachunki oraz które stoliki obecnie obsługuje.

Kontrola magazynu 

System POSbistro posiada rozbudowany moduł magazynowy, który pozwala na większą kontrolę nie tylko pracowników na kuchni, ale również dostawców, z którymi współpracujesz. Dzięki tym funkcjom zyskujesz bieżącą kontrolę nad przychodami i rozchodami produktów, co pozwala na sprawdzenie, czy towar nie ginie w trakcie procesu dostawy lub przygotowywania dań. Co więcej, system zapewnia Ci bieżącą analizę cen, dzięki czemu możesz porównać między sobą wszystkie dostawy i sprawdzić, czy Twoi dostawcy na pewno są wobec Ciebie uczciwi – żaden wzrost cen nie umknie twojej uwadze. Dzięki widocznym datom ważności produktów w prosty sposób sprawdzisz co warto wykorzystać w pierwszej kolejności i czy pracownicy dbają o to, by nie marnować zakupionych już surowców. 

System POS pozwala także przeprowadzać niezapowiedziane inwentaryzacje. Dzięki technologii możesz przeprowadzić je w kilkadziesiąt minut, bez zaangażowania personelu. 

Częsta kontrola stanów magazynowych będzie doskonałym motywatorem dla pracowników do utrzymania odpowiednich ilości produktów w restauracyjnej spiżarni. Nie będzie mowy o tym, że przeoczono coś przy dostawie, czy sytuacji, w której odpowiedzialność jest rozdzielana pomiędzy kolegów z pracy. 

Codzienna analiza raportów kasowych

System POS pomaga także w codziennej kontroli raportów kasowych. Jest to kluczowy element w zabezpieczeniu biznesu przed ewentualnymi nadużyciami ze strony personelu, który na co dzień pracuje z systemem. Pamiętaj, by każdego dnia sprawdzać przeprowadzone transakcje. Zwracaj uwagę, czy transakcje gotówkowe na pewno były zapłacone gotówką i kontroluj zwroty. Monitoruj to każdego dnia, a będziesz mieć pewność, że każdy z pracowników wykonuje swoją pracę właściwie. 

Dodatkowe funkcje systemu

System POS jest doskonałym narzędziem nie tylko do zabezpieczenia lokalu przed nadużyciami, ale pomaga również znacznie usprawnić jego funkcjonowanie. Jeśli dasz swoim kelnerom tablety z POSem, znacznie ułatwisz ich pracę. Największe usprawnienia to:

• Lepsza komunikacja z kuchnią.

Kelnerzy wysyłają zamówienie z tabletu prosto do kuchni (na ekran KDS lub bonówkę). Kuchnia z kolei może zmieniać status zamówienia, a wtedy kelner od razu dostaje o tym powiadomienie. 

• Mniejsza liczba pomyłek w zamówieniach.

Dzięki tabletowi, kelner ma możliwość zaprezentować gościom zdjęcie potrawy czy odczytać składniki dania. Może również w każdej chwili dodać notatkę do każdego zamówienia lub ustalić kolejność serwowania poszczególnych pozycji. 

• Łatwe dzielenie rachunków.

System POS pozwala podzielić rachunek po równo lub utworzyć indywidualny rachunek dla każdego klienta. 

• Wygodne rekomendowanie dań.

Funkcja rekomendacji zachęca kelnera do polecania gościom dań z menu. Sprzedaż sugerowana pozwala znacznie podnieść średni rachunek i zwiększyć zysk – nawet o 30%!

• Szybkie wdrożenie nowego pracownika.

POSbistro wspiera kelnera i kucharza już od pierwszych dni pracy. Otrzymują oni łatwy dostęp do aktualnego menu i listy składników. Przesyłanie zamówień na kuchnię pozwala natomiast eliminować błędy i szybko rozpocząć sprzedaż. 

Pamiętaj, że chcąc wdrożyć system POS w swoim lokalu, warto zrobić to wcześniej niż planowany start działania. Musisz mieć odpowiednią ilość czasu na skonfigurowanie systemu oraz szkolenia pracowników. Dzięki temu zyskasz pewność, że w 100% wykorzystujesz funkcje systemu, które mogą Ci pomóc w zabezpieczeniu swojego biznesu.  

Odpowiedni czas na szkolenie sprawi także, że Twój personel będzie właściwie przygotowany do pracy z POSem i nie pojawiają się niepotrzebne błędy.