Wirtualna kasa fiskalna w gastronomii. Zobacz, jaką rewolucję szykuje rząd

Zapowiadane nadejście wirtualnych kas może zrewolucjonizować branżę fiskalną. Wiele wskazuje na to, że kończy się era tradycyjnych, stacjonarnych urządzeń na rzecz certyfikowanego oprogramowania sprzedażowego. Wreszcie drogi sprzęt nie będzie przeszkodą dla restauratorów, aby zacząć korzystać z mobilnego oprogramowania typu POS. 

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że od 1 stycznia 2020 roku stacjonarne kasy fiskalne będzie można zastąpić kasami wirtualnymi, czyli oprogramowaniem komputerowym (np. takim jak aplikacja POSbistro). Termin wprowadzenia rozporządzenia może ulec przesunięciu, ale prace nad nim trwają w najlepsze.  Ministerstwo Finansów liczy na to, że zastosowanie mechanizmów kontrolnych w czasie rzeczywistym ułatwi zwalczanie nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania płacenia od niej podatku. Wykorzystanie oprogramowania ma pomóc w uszczelnianiu obrotu towarami i usługami na etapie sprzedaży konsumenckiej.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online

Ministerstwo Finansów już wcześniej podjęło działania mające na celu digitalizację ewidencjonowania sprzedaży. Nowelizacja ustawy o VAT (Dz. U. poz. 675), która weszła w życie 1 maja 2019 roku, wprowadziła kasy online, które oprócz rejestrowania sprzedaży umożliwiają zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Proces wymiany urządzeń przebiega stopniowo – jednorazowa wymiana wszystkich kas na kasy online uderzyłaby w prawa nabyte podatników, którzy legalnie zakupili urządzenia umożliwiające rejestrację sprzedaży. W wywiadzie dla portalu Infor.pl, Wojciech Śliż, dyrektor Departamentu Podatku od Towarów i Usług w Ministerstwie Finansów wypowiedział się na temat harmonogramu wycofywania kas “Wybraliśmy więc drogę przejściową, czyli chcemy do nowego systemu dojść w przeciągu kilku najbliższych lat i na pewno pierwszymi kasami, które będą eliminowane (ten proces już rozpoczęliśmy) są kasy z tak zwaną papierową kopią zapisu, czyli kasy najstarsze, jeszcze sprzed 2008 roku, gdzie transakcje są zapisywane na rolkach papierowych”.

Od sierpnia 2019 nie można już kupić tego typu urządzeń do rejestrowania sprzedaży. Kasy online dobrze się przyjęły i po kilku miesiącach od wprowadzenia tej zmiany działa ich już ponad 40 tysięcy.

Producenci wirtualnych kas fiskalnych

Teraz czeka nas kolejna modernizacja – w przyszłości stacjonarne kasy fiskalne w formie tradycyjnych urządzeń można będzie zastąpić kasami wirtualnymi, rozumianymi jako oprogramowanie komputerowe, dostępne w formie aplikacji na smartfona, laptopa czy tablet. 

Zgodnie z wdrażanym projektem, Ministerstwo Finansów pozwoli komercyjnym firmom tworzyć swoje własne oprogramowanie. Firmy IT, w tym zagraniczne koncerny, dostarczające rozwiązania informatyczne, wykazują duże zainteresowanie opracowywaniem tego typu aplikacji. Szczególnie w przypadku, gdy Ministerstwo Finansów nie zaproponowało swojej wersji aplikacji i nie zanosi się na to, żeby takową udostępniło. 

Rozwiązania polegające na zabezpieczeniu metodami kryptograficznymi procesu przesyłu danych z powodzeniem są stosowane w innych krajach Europy (Chorwacja, Słowenia, Czechy i w pewnym zakresie Austria i Finlandia). Jak czytamy w artykule Gazety Prawnej poświęconym wprowadzeniu wirtualnych kas, według Łukasza Młynka, CEO i współzałożyciela Railwaymen Sp. z o.o. “w Stanach Zjednoczonych, gdzie od lat działamy, rejestrowanie sprzedaży na urządzeniach mobilnych typu tablet lub smartfon to już standard”. 

Obawy związane ze stosowaniem kas wirtualnych

Wobec takiego obrotu spraw, najbardziej poszkodowani wydają się być producenci tradycyjnych kas, którzy ostrzegają, że zmiana systemu zabezpieczeń może skutkować brakiem kontroli i narażeniem na ataki cybernetyczne. Od teraz praktycznie każda firma będzie mogła stworzyć aplikację pełniącą funkcję kasy fiskalnej, ale nie znaczy to, że wszystkie tego typu programy będą odpowiednio przetestowane. Do tej pory nie zapowiedziano szczegółowego procesu testowania oprogramowania, dlatego rodzą się wątpliwości czy ten proces będzie przebiegał rzetelnie i będzie należycie przestrzegany. Kasy tradycyjne, zarówno te stacjonarne jak i online podlegają homologacji, której nie przewidziano przy kasach wirtualnych. W przypadku oprogramowania będzie wydawana specjalna certyfikacja, którą będzie można uznać za jednoznaczną z potwierdzeniem bezpieczeństwa takiego rozwiązania. 

Kwestia bezpieczeństwa

Do projektu ustawy krytycznie odniosły się niektóre środowiska, uznając ją za niebezpieczną, natomiast Ministerstwo Finansów uspokaja, że projekt rozporządzenia obejmuje m.in. wymagania techniczne dla kas, sposób ich używania, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży. Przed przerzuceniem się na kasę w formie aplikacji niezbędna będzie jej fiskalizacja, czyli połączenie z internetem w celu przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas. Fiskalizacja będzie odbywać się automatycznie, tak samo jak w przypadku kas online. By zapewnić bezpieczeństwo i odpowiednią kontrolę, resort przewiduje przeprowadzanie testów, w szczególności testów penetracyjnych, w celu sprawdzenia odporności tego rozwiązania na ataki hakerskie i próby przełamania zabezpieczeń. Jak wynika z artykułu Gazety Prawnej, pt. “Branża IT nakręca się na wirtualne kasy. Czy fiskus zachowa nad tym kontrolę?”, każda aplikacja będzie musiała uzyskać przyznany przez producenta certyfikat obowiązujący przez siedem lat. 

“Po wystawieniu producent oprogramowania będzie musiał zgłosić certyfikat do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a ten następnie będzie go rejestrował w zbiorze zaufanych certyfikatów. Projektowane przepisy przewidują, że dopiero po zgłoszeniu szefowi KAS producent będzie mógł wprowadzić dany certyfikat do kasy.”

Na tym nie koniec – producent, oprócz dbania o bezpieczeństwo przechowywanych certyfikatów, będzie musiał wystąpić z wnioskiem do ministra finansów o nadanie numerów unikatowych dla danej kasy wirtualnej. Producenci kas z zarejestrowanym certyfikatem będą wpisani do spisu prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a podatnicy będą mogli sprawdzić na stronie BIP Ministerstwa Finansów, które kasy zostały dopuszczone do użytku. 

Odejście od homologacji, według ministra finansów, ma na celu uniknięcie nadmiernej biurokracji, z którą obecnie zmaga się Główny Urząd Miar. Wszystkie zastrzeżenia i opinie zgłaszane do Ministerstwa Finansów są analizowane a stanowisko wobec nich zostanie zaprezentowane w Biuletynie Informacji Publicznej. 

Stanowisko Ministerstwa Finansów popierają niektórzy eksperci. Na łamach Gazety Prawnej  swoje zdanie zaprezentował Przemysław Powierza, doradca podatkowy i partner RSM Poland, według którego zastosowanie odpowiedniego oprogramowania stanowi wystarczające zabezpieczenie, wobec czego rezygnacja z homologacji jest logiczna.

W przyszłości czekają nas e-paragony

Wraz z wprowadzeniem kas wirtualnych, Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie e-paragonów. Kasa wirtualna będzie generować e-paragony, zgodne ze specyfikacją, w oparciu o wydane, zarejestrowane i aktualne certyfikaty producenta jak i przedsiębiorcy. Obecnie paragony mają formę papierową, co wymaga posiadania drukarki do ich wystawiania. Docelowo możliwe będzie wysyłanie ich klientowi np. e-mailem. Nie wiemy kiedy to rozwiązanie wejdzie w życie, ale jest w planach.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, zaprezentowanym w cytowanym już artykule, wystawianie e-paragonów będzie się odbywało przy użyciu mechanizmu, który pozwoli zwiększyć kontrolę nad tym procesem: “Odpowiedni poziom bezpieczeństwa kasy zapewni także mechanizm nadawania unikalnych identyfikatorów dla każdego generowanego e-paragonu, opierający się na zastosowaniu koncepcji “documentchain”, która gwarantuje integralność, niepodważalność, niezaprzeczalność oraz ciągłość kolejnych wystawionych dokumentów.” 

Ingerencja w przesyłane paragony spowoduje “przerwanie” łańcucha dokumentów. Wszelkie nieprawidłowości będą wymagały natychmiastowego wyjaśniania przez producenta lub przedsiębiorcę.

Digitalizacja procesu wystawiania paragonów umożliwia tworzenie bazy danych oraz analizę danych sprzedażowych przez przedsiębiorcę. Dzięki temu możliwe będzie m.in. kierowanie spersonalizowanych ofert do klientów lub ofert rabatowych. Otrzymywanie paragonów mailem to interesująca alternatywa również dla klientów, pozwalająca im w prosty sposób prowadzić rejestr wydatków i ich analizę. 

Korzyści dla przedsiębiorców

Wprowadzanie wirtualnych kas oznacza, że funkcję ewidencjonowania sprzedaży będzie spełniać aplikacja, która nie potrzebuje do tego profesjonalnego sprzętu – wystarczy zainstalować ją na komputerze, tablecie lub smartfonie. Jedynym urządzeniem, w jakie będzie musiał zaopatrzyć się przedsiębiorca, będzie drukarka służąca do druku papierowych paragonów. Wszystko wskazuje na to, że kasy wirtualne będą konkurencyjne cenowo w stosunku do tradycyjnych urządzeń, ale na pewno oprogramowanie to nie będzie darmowe. Kasa wirtualna to tańsza i wygodniejsza alternatywa dla stacjonarnych kas fiskalnych, która umożliwia rejestrowanie sprzedaży za pomocą kilku kliknięć. 

Dostawcy rozwiązań IT zaznaczają, że kasy wirtualne w formie oprogramowania mogą być poszerzane o dodatkowe funkcjonalności, niedostępne w przypadku tradycyjnych kas. Dla potrzeb Gazety Prawnej wypowiedział się także Grzegorz Forysiński, współtwórca POSbistro “Stosowanie kasy w formie oprogramowania otwiera również możliwość integracji w sposób kontrolowany z innymi aplikacjami, m.in. z serwisami do zamówień online, systemami księgowymi, kioskami samoobsługowymi czy sklepami internetowymi”.

Oprócz wspomnianego już tworzenia bazy danych i ich analizy, aplikacja może umożliwiać np. nadzór nad czasem pracy pracowników, ich efektywnością, przesyłaniem lokalizacji pracownika korzystającego z kasy poza lokalem. Ponadto kasa wirtualna będzie mogła się łączyć z dodatkowymi programami np. do zamówień online czy programami lojalnościowymi, stanowiąc kompleksowe rozwiązanie dla przedsiębiorców. 

Obecnie opieramy się na niepotwierdzonych informacjach, a szczegóły rozporządzenia poznamy dopiero wtedy, gdy wejdzie ono w życie. Wszystko wskazuje jednak na to, że nadchodząca zmiana znacząco ułatwi zakładanie i prowadzenie biznesu, szczególnie drobnym przedsiębiorcom, dla których zakup kasy fiskalnej stanowił duży wydatek.